Plan de presupuesto hotelero: Pasos esenciales para hoteles pequeños

Crear un presupuesto hotelero sólido es crucial para que los hoteles pequeños se mantengan competitivos. Un presupuesto bien planificado ayuda a los hoteleros a gestionar los ingresos y gastos, centrándose en las tasas de ocupación, los costes variables y las inversiones de capital. Con previsiones precisas, los hoteleros pueden asignar recursos eficazmente y optimizar los precios para apoyar la gestión de ingresos.

En este blog, te guiaremos paso a paso para crear un presupuesto para hoteles pequeños. Abordaremos el proceso de presupuestación, cómo pronosticar ingresos, asignar recursos y planificar los costos variables y las inversiones de capital para impulsar la rentabilidad y el crecimiento.

¿Qué es un presupuesto de hotel?

Un presupuesto hotelero es un plan financiero que describe los ingresos y gastos previstos, lo que ayuda a los hoteleros a asignar recursos estratégicamente para alcanzar sus objetivos financieros. Incluye la previsión de ingresos de diversas fuentes, como reservas de habitaciones, venta de alimentos y bebidas y otros servicios, así como la previsión de costos operativos como salarios, servicios públicos y mantenimiento.

Al analizar los costos fijos y variables, el proceso de presupuestación ayuda a gestionar los gastos operativos, optimizar la rentabilidad y garantizar la sostenibilidad a largo plazo. El crecimiento del mercado de software de contabilidad hotelera, valorado en 4.500 millones de dólares en 2022 y con una proyección de 9.700 millones de dólares para 2030, refleja la creciente importancia de contar con herramientas eficaces de presupuestación y gestión financiera para los hoteleros.

Los presupuestos se determinan en gran medida por la clasificación de los hoteles. Para obtener más información, lea " Diferentes tipos de hoteles: Una breve descripción".

¿Qué es la previsión del presupuesto hotelero?

La previsión del presupuesto hotelero es el proceso de predecir los ingresos y gastos futuros para ayudar a los hoteleros a tomar decisiones financieras informadas. Mediante el uso de datos históricos, tendencias del mercado y estrategias dinámicas de precios, los hoteleros pueden prever las tasas de ocupación , la tarifa diaria promedio (ADR) y los ingresos por habitación disponible (RevPAR) . Esta previsión permite a los hoteles ajustar su presupuesto y la asignación de recursos, garantizando la optimización de los flujos de ingresos y el control de los costes. La previsión facilita una gestión eficaz de los ingresos y la planificación de los gastos de capital, ayudando a los hoteleros a equilibrar los ingresos y los gastos, anticipándose a las fluctuaciones del mercado.

¿Cuáles son los 3 tipos de presupuestos en la industria hotelera?

A continuación se presentan los tres tipos principales de presupuestos en la industria hotelera, cada uno de los cuales desempeña un papel crucial en la planificación financiera eficaz y la asignación de recursos.

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1. Presupuesto operativo

El presupuesto operativo en el sector hotelero se centra en los gastos diarios necesarios para el correcto funcionamiento del hotel. Esto incluye costes fijos como suministros, mantenimiento y salarios, así como costes variables como alimentos y bebidas. Los costes laborales constituyen una parte importante del presupuesto operativo, representando entre el 20 % y el 25 % de los costes totales de la plantilla . Una planificación y previsión presupuestarias adecuadas en este ámbito permiten a los hoteleros asignar recursos eficazmente, gestionar gastos y garantizar la rentabilidad de las operaciones principales del hotel, como la reserva de habitaciones y los servicios. Un presupuesto operativo bien estructurado respalda las estrategias de gestión de ingresos del hotel, optimizando la asignación de recursos para obtener los máximos ingresos.

Descubra cómo las estructuras organizacionales de los hoteles impactan las operaciones y los ingresos: Comprensión de las estructuras organizacionales de los hoteles: jerarquía y roles

2. Presupuesto de capital

El presupuesto de capital se centra en inversiones a largo plazo destinadas a mejorar los activos físicos del hotel, como renovaciones, actualizaciones tecnológicas y mejoras en las propiedades. En el sector hotelero, las inversiones de capital suelen representar alrededor del 28,7 % del presupuesto del hotel . Este presupuesto es crucial para evaluar el retorno de la inversión (ROI) en áreas como sistemas de gestión de propiedades (PMS), herramientas de precios dinámicos y mejoras en la experiencia del huésped. La presupuestación de las inversiones de capital ayuda a garantizar que se alineen con los objetivos estratégicos del hotel, impulsando la rentabilidad a largo plazo y manteniendo una ventaja competitiva en el mercado.

3. Presupuesto de flujo de caja

Un presupuesto de flujo de caja es esencial para gestionar la liquidez y garantizar que el hotel pueda cumplir con sus obligaciones financieras a corto plazo. Un porcentaje razonable de flujo de caja para un hotel ronda el 10% , cubriendo gastos como salarios, suministros y mantenimiento. Una gestión eficaz del flujo de caja facilita la presupuestación y la previsión, ayudando a los hoteleros a predecir las fluctuaciones en los ingresos y gastos. Este presupuesto permite una asignación más precisa de los recursos, garantizando la fluidez de las operaciones incluso en periodos de baja ocupación o gastos inesperados. Mediante una supervisión rigurosa del flujo de caja, los hoteleros pueden mantener la estabilidad financiera y evitar problemas de liquidez que puedan afectar a las operaciones diarias.

¿Cuáles son los factores a tener en cuenta a la hora de realizar un presupuesto de hotel?

Estos son los factores clave a tener en cuenta al crear un presupuesto de hotel para garantizar la estabilidad financiera y la rentabilidad.

a. Flujos de ingresos

Al elaborar un presupuesto hotelero, identificar todas las fuentes de ingresos potenciales es fundamental para una previsión precisa. Los presupuestos hoteleros deben contemplar diversas fuentes de ingresos, como la venta de habitaciones, los ingresos por alimentos y bebidas, los servicios de spa, la organización de eventos y otros servicios auxiliares.

Las proyecciones precisas de ingresos son cruciales para asignar recursos y determinar cuánto invertir en cada flujo de ingresos. Comprender estas diversas fuentes permite a los hoteleros optimizar sus estrategias, como la fijación dinámica de precios para las reservas de habitaciones, y gestionar eficazmente su presupuesto para marketing y gestión de ingresos. Garantizar que cada fuente de ingresos se considere y pronostique adecuadamente contribuye a un proceso de presupuestación estratégica.

Descubra las 7 mejores soluciones de gestión de ingresos para hoteles, mejorando la rentabilidad con precios optimizados y previsión de la demanda: Los 7 mejores sistemas de gestión de ingresos para hoteles: una comparación en profundidad

b. Ocupación y ADR (Tarifa Diaria Media)

La previsión de ocupación y la Tarifa Diaria Promedio (TDP) son fundamentales para estimar los ingresos del hotel y asignar el presupuesto adecuadamente. La ocupación se refiere al porcentaje de habitaciones disponibles reservadas, y la TDP refleja el precio promedio de cada habitación vendida. Estas métricas están directamente relacionadas con los ingresos del hotel y deben ajustarse en función de las tendencias del mercado, los eventos locales, la estacionalidad y los precios de la competencia.

Al predecir con precisión la ocupación y el ADR, los hoteleros pueden ajustar sus costos operativos, presupuestos de marketing y estrategias de gestión de ingresos para maximizar la rentabilidad. El proceso de presupuestación y previsión debe considerar las fluctuaciones en estas métricas para optimizar los ingresos y gastos generales.

c. Costos operativos

Los costos operativos, que incluyen tanto los gastos fijos como los variables, constituyen una parte importante del presupuesto del hotel. Los costos fijos, como salarios, servicios públicos y seguros, se mantienen relativamente constantes independientemente de la ocupación, mientras que los costos variables, como los suministros de limpieza, el mantenimiento y la mano de obra, aumentan con la actividad de los huéspedes y los niveles de ocupación.

Comprender y prever adecuadamente estos costos es esencial para garantizar la eficiencia del hotel. Un panorama claro de estos gastos, especialmente en cuanto a salarios del personal, mantenimiento y costo de los bienes vendidos (COGS) en servicios de alimentos y bebidas, permite a los hoteleros tomar decisiones financieras informadas, asignar recursos eficazmente y anticipar cambios en sus gastos operativos.

d. Condiciones del mercado y competencia

Las condiciones del mercado y los factores competitivos desempeñan un papel crucial en la elaboración de presupuestos hoteleros. Estar al tanto de las tendencias económicas, la evolución local y las estrategias de precios de la competencia permite a los hoteleros predecir cambios en su rendimiento financiero. Estos factores influyen en su capacidad para ajustar las tarifas de las habitaciones, implementar precios dinámicos o modificar los costes operativos.

Además, monitorear la competencia ayuda a garantizar que su hotel mantenga precios estratégicos y sea competitivo en el mercado, equilibrando la generación de ingresos con la gestión de costos. En su proceso de presupuestación, comprender el entorno económico general y el panorama competitivo puede ayudarle a asignar recursos de forma más eficaz y a mejorar la rentabilidad general.

Optimice el éxito financiero de su hotel con información práctica y enfoques adaptativos: Las mejores estrategias de precios de hoteles para maximizar márgenes e ingresos

e. Costos inesperados y emergencias

Los gastos imprevistos, como reparaciones de emergencia, fallos tecnológicos o cambios regulatorios, son inevitables en el sector hotelero. Para proteger la estabilidad financiera del hotel, siempre debe incorporarse un fondo de contingencia en el presupuesto. Esta reserva permite a los hoteleros afrontar gastos inesperados sin afectar las operaciones del hotel.

Asignar una parte del presupuesto para afrontar estas emergencias garantiza el buen funcionamiento de la empresa ante circunstancias imprevistas. Ya sea una avería en el sistema de climatización o problemas de mantenimiento repentinos, este fondo de emergencia es crucial para gestionar gastos inesperados, manteniendo ingresos estables y preservando la salud financiera general.

¿Cómo se crea un presupuesto para un hotel?

Estos son los pasos clave para crear eficazmente un presupuesto para su hotel, garantizando una asignación estratégica y el éxito financiero.

1. Recopilar datos

Comience recopilando datos financieros históricos completos, incluyendo tendencias de ocupación, ADR (Tarifa Diaria Promedio), RevPAR (Ingresos por Habitación Disponible), comentarios de los huéspedes y condiciones del mercado. Al utilizar el Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) de su hotel y ejemplos de presupuestos anteriores, puede analizar el rendimiento histórico e identificar fuentes de ingresos clave, como las reservas de habitaciones y la venta de alimentos y bebidas. Estos datos proporcionan una base sólida para la planificación presupuestaria y la previsión de ingresos.

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2. Establezca metas realistas

Establezca metas financieras alcanzables que se alineen con los objetivos estratégicos de su hotel. Céntrese en los objetivos de ingresos para cada departamento, incluyendo habitaciones, alimentos y bebidas, y otros servicios. Determine los márgenes de beneficio y describa claramente los gastos operativos, como mano de obra, servicios públicos y mantenimiento. Asegurarse de que estos objetivos sean realistas y estén en línea con las tendencias del mercado permite mejores previsiones presupuestarias y el potencial de alcanzar la rentabilidad.

3. Previsión de ingresos

Utilice datos históricos y análisis del mercado para pronosticar los ingresos de diversas fuentes, como la venta de habitaciones, la restauración y servicios adicionales como spas o eventos. Considere factores como las fluctuaciones estacionales, los eventos locales y los cambios en la demanda. Al predecir con precisión los flujos de ingresos, incluyendo el coste de los productos vendidos en restauración, podrá asignar mejor los recursos y planificar las posibles variaciones en los ingresos y gastos.

4. Asignar recursos

Asigne eficazmente el presupuesto a áreas operativas clave, como personal, presupuestos de marketing, inversiones en tecnología y mejoras en las propiedades. Un enfoque presupuestario flexible permite realizar ajustes según la demanda, ya sea en temporada alta o baja. Priorice los costos de mano de obra, los gastos de marketing y las inversiones que mejoren la oferta de servicios de su hotel, considerando también los costos fijos, como los servicios públicos y el mantenimiento.

5. Monitorear y ajustar

Supervise periódicamente el rendimiento de su presupuesto comparando los ingresos y gastos reales con las cifras presupuestadas. Implemente un proceso proactivo de presupuestación y previsión para identificar discrepancias con antelación y realizar los ajustes necesarios. Por ejemplo, si los costos laborales son superiores a lo previsto o los ingresos por alimentos y bebidas son inferiores a los previstos, ajuste el presupuesto para garantizar el cumplimiento de los objetivos financieros sin comprometer la calidad del servicio ni la eficiencia operativa.

6. Seguimiento de métricas clave

Monitoree los indicadores clave de rendimiento (KPI) esenciales, como el ADR, el RevPAR, las tasas de ocupación y los costos laborales, para evaluar la salud financiera y garantizar la alineación con el presupuesto de su hotel. Utilice su PMS para recopilar datos y revisar periódicamente su estrategia de gestión de ingresos. Monitorear estos KPI le ayudará a tomar decisiones informadas sobre precios dinámicos y los ajustes necesarios en los costos operativos.

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7. Revisar y comunicar

Revise periódicamente el presupuesto del hotel y asegúrese de que todos los departamentos estén alineados con los objetivos financieros. Esto requiere una comunicación eficaz en todo el hotel, desde la gerencia hasta el personal, para garantizar que todos estén en sintonía con respecto a los gastos, los objetivos de ingresos y los costos operativos. La colaboración entre equipos es vital para cumplir con el presupuesto y lograr rentabilidad a largo plazo en el competitivo sector hotelero.

Ejemplo de presupuesto de hotel: Hotel pequeño

A continuación se presenta un ejemplo de plan de presupuesto para un hotel pequeño, que ilustra los principales flujos de ingresos y categorías de gastos.

a. Previsiones de ingresos

• Ingresos por habitación : $300,000 (suponiendo una tarifa diaria promedio de $150 y 2,000 noches de habitación vendidas)
• Ingresos por alimentos y bebidas : $50,000 (estimados en función de la demanda de los huéspedes y el gasto promedio por huésped)
• Servicios adicionales (spa, organización de eventos) : $25,000 (según datos históricos y tendencias del mercado)
• ‍Ingresos totales: $375,000

b. Tipos de presupuestos

• Presupuesto operativo:$200,000 (Incluye gastos diarios como salarios del personal, mantenimiento y servicios públicos)
  • Costos laborales : $75,000 (incluye salarios de personal de recepción, limpieza y cocina)
  • Gastos de operación:
    • Servicios públicos: $20,000
    • Mantenimiento: $15,000
    • Suministros de limpieza: $10,000
    • Marketing y publicidad: $25,000
    • Seguro: $5,000
• Presupuesto de capital : $40,000 (para mejoras de propiedad y compra de nuevos equipos)
• Presupuesto de flujo de efectivo : $25,000 (para gastos imprevistos y liquidez a corto plazo)

c. Costo de bienes y gastos de operación

• Costo de los bienes vendidos (alimentos y bebidas) : $20,000 (suponiendo que el 40% de los ingresos de alimentos y bebidas se destina al costo de los bienes)
• Otros gastos operativos : $90,000 (incluye costos administrativos, tecnología y suministros)

d. Presupuesto y previsión

Las revisiones periódicas garantizarán que el hotel se ajuste a su presupuesto. Según el pronóstico, el hotel aspira a lograr un margen de beneficio cercano al 10 % (37 500 USD). Se realizarán ajustes presupuestarios trimestralmente para adaptarlos a las fluctuaciones estacionales y los costos imprevistos, garantizando así la estabilidad financiera.

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Pensamiento final

Una planificación eficaz del presupuesto hotelero es esencial para que los hoteles pequeños garanticen su estabilidad financiera y rentabilidad. Al centrarse en los tres tipos clave de presupuesto (operativo, de capital y de flujo de caja), los hoteleros pueden tomar decisiones informadas y asignar recursos de forma eficiente. Una presupuestación y una previsión precisas, respaldadas por datos históricos y análisis del mercado, ayudan a optimizar los flujos de ingresos y a controlar los costes operativos. Las revisiones y ajustes periódicos de las previsiones presupuestarias garantizan que el hotel mantenga su agilidad financiera y competitividad en el dinámico sector hotelero. Con una sólida gestión financiera, los hoteles pequeños pueden maximizar la rentabilidad y mantener un crecimiento a largo plazo.

Esta publicación es parte de nuestra serie de contenido estrella sobre " La guía completa de gestión hotelera: desde las operaciones hasta la experiencia del huésped ".