Plan de presupuesto del hotel: pasos esenciales para hoteles pequeños

Crear un presupuesto hotelero sólido es crucial para que los hoteles pequeños sigan siendo competitivos. Un presupuesto bien planificado ayuda a los hoteleros a gestionar los ingresos y los gastos, centrándose en las tasas de ocupación, los costos variables y los gastos de capital. Con previsiones precisas, los hoteleros pueden asignar recursos de forma eficaz y optimizar los precios para respaldar la gestión de ingresos.

En este blog, lo guiaremos a través de los pasos para crear un presupuesto de hotel para hoteles pequeños. Cubriremos el proceso de elaboración de presupuestos, cómo pronosticar ingresos, asignar recursos y planificar costos variables y gastos de capital para impulsar la rentabilidad y el crecimiento.

¿Qué es el presupuesto de un hotel?

El presupuesto de un hotel es un plan financiero que describe los ingresos y gastos previstos, lo que ayuda a los hoteleros a asignar recursos estratégicamente para alcanzar los objetivos financieros. Incluye la previsión de ingresos de diversas fuentes de ingresos, como reservas de habitaciones, ventas de alimentos y bebidas y otros servicios, al tiempo que predice costos operativos como salarios, servicios públicos y mantenimiento.

Al analizar los costos fijos y variables, el proceso de presupuestación ayuda a gestionar los gastos operativos, optimizar la rentabilidad y garantizar la sostenibilidad a largo plazo. El crecimiento del mercado de software de contabilidad hotelera, valorado en 4.500 millones de dólares en 2022 y que se prevé que alcance los 9.700 millones de dólares en 2030, refleja la creciente importancia de herramientas eficaces de presupuestación y gestión financiera para los hoteleros.

Los planes presupuestarios están determinados en gran medida por la clasificación de los hoteles. Para obtener más información sobre ellos, lea Diferentes tipos de hoteles: una descripción general rápida

¿Qué es la previsión del presupuesto hotelero?

La previsión del presupuesto hotelero es el proceso de predecir ingresos y gastos futuros para ayudar a los hoteleros a tomar decisiones financieras informadas. Al utilizar datos históricos, tendencias del mercado y estrategias dinámicas de precios, los hoteleros pueden pronosticar las tasas de ocupación , la tarifa diaria promedio (ADR) y los ingresos por habitación disponible (RevPAR) . Esta previsión permite a los hoteles ajustar su presupuesto y asignación de recursos, garantizando que se optimicen los flujos de ingresos y se controlen los costos. La previsión respalda la gestión eficaz de los ingresos y la planificación de los gastos de capital, ayudando a los hoteleros a equilibrar los ingresos y los gastos mientras se anticipan a los cambios del mercado.

¿Cuáles son los 3 tipos de presupuestos en la industria hotelera?

A continuación se presentan los tres tipos principales de presupuestos en la industria hotelera, cada uno de los cuales desempeña un papel crucial en la planificación financiera y la asignación de recursos eficaces.

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1. Presupuesto operativo

El presupuesto operativo en la hospitality se centra en los gastos diarios necesarios para que el hotel funcione sin problemas. Esto incluye costos fijos como servicios públicos, mantenimiento y salarios, así como costos variables como gastos de alimentos y bebidas. Los costos laborales son una parte importante del presupuesto operativo y representan alrededor del 20-25 % de los costos totales de la plantilla activa . Una planificación y previsión presupuestaria adecuadas en esta área permiten a los hoteleros asignar recursos de forma eficaz, gestionar los gastos y garantizar la rentabilidad de las operaciones principales del hotel, incluidas las reservas de habitaciones y los servicios. Un presupuesto operativo bien estructurado respalda las estrategias de gestión de ingresos del hotel, optimizando la asignación de recursos para obtener el máximo ingreso.

Descubra cómo las estructuras organizativas hoteleras impactan las operaciones y los ingresos: Comprensión de las estructuras organizativas hoteleras: jerarquía y funciones

2. Presupuesto de capital

El presupuesto de capital se centra en inversiones a largo plazo destinadas a mejorar los activos físicos del hotel, como renovaciones, actualizaciones tecnológicas y mejoras de la propiedad. En la hospitality , los gastos de capital suelen representar alrededor del 28,7% del presupuesto del hotel . Este presupuesto es crucial para evaluar el ROI de las inversiones en áreas como sistemas de administración de propiedades (PMS), herramientas de precios dinámicos y mejoras en la experiencia de los huéspedes. Presupuestar los gastos de capital ayuda a garantizar que las inversiones se alineen con los objetivos estratégicos del hotel, aumentando la rentabilidad a largo plazo y manteniendo una ventaja competitiva en el mercado.

3. Presupuesto de flujo de caja

Un presupuesto de flujo de caja es esencial para gestionar la liquidez y garantizar que el hotel pueda cumplir con sus obligaciones financieras a corto plazo. Un porcentaje de flujo de caja razonable para un hotel ronda el 10% , y cubre gastos como salarios, servicios públicos y mantenimiento. La gestión eficaz del flujo de efectivo respalda la elaboración de presupuestos y las previsiones ayudando a los hoteleros a predecir las fluctuaciones de ingresos y gastos. Este presupuesto permite una asignación más precisa de recursos, asegurando operaciones fluidas incluso durante períodos de baja ocupación o gastos inesperados. Al monitorear de cerca el flujo de caja, los hoteleros pueden mantener la estabilidad financiera y evitar problemas de liquidez que puedan afectar las operaciones diarias.

¿Cuáles son los factores a considerar a la hora de realizar un presupuesto de hotel?

Estos son los factores clave a considerar al crear un presupuesto de hotel para garantizar la estabilidad financiera y la rentabilidad.

a. Flujos de ingresos

Al crear un presupuesto para un hotel, identificar todos los posibles flujos de ingresos es esencial para realizar previsiones precisas. Los presupuestos de los hoteles deben tener en cuenta diversas fuentes de ingresos, como las ventas de habitaciones, los ingresos por alimentos y bebidas, los servicios de spa, la organización de eventos y otros servicios auxiliares.

Las proyecciones de ingresos precisas son fundamentales para asignar recursos y determinar cuánto invertir en cada flujo de ingresos. Comprender estas diversas fuentes permite a los hoteleros optimizar sus estrategias, como los precios dinámicos para las reservas de habitaciones, y gestionar eficazmente su asignación presupuestaria para presupuestos de marketing y gestión de ingresos. Garantizar que cada fuente de ingresos se considere y pronostique adecuadamente contribuye a un proceso de presupuestación estratégica.

Descubra las 7 mejores soluciones de gestión de ingresos para hoteles, que mejoran la rentabilidad con precios optimizados y previsión de la demanda: Los 7 mejores sistemas de gestión de ingresos hoteleros: una comparación en profundidad

b. Ocupación y ADR (Tarifa Promedio Diaria)

La previsión de ocupación y la tarifa diaria promedio (ADR) son vitales para estimar los ingresos del hotel y asignar el presupuesto de manera adecuada. La ocupación se refiere al porcentaje de habitaciones disponibles que se reservan y el ADR refleja el precio promedio de cada habitación vendida. Estas métricas están directamente relacionadas con los ingresos del hotel y deben ajustarse en función de las tendencias del mercado, los eventos locales, la estacionalidad y los precios de la competencia.

Al predecir con precisión la ocupación y el ADR, los hoteleros pueden ajustar sus costos operativos, presupuestos de marketing y estrategias de gestión de ingresos para maximizar la rentabilidad. El proceso de presupuestación y previsión debe incluir fluctuaciones en estas métricas para optimizar los ingresos y gastos generales.

do. Costos operativos

Los costos operativos, incluidos los gastos fijos y variables, forman una parte importante del presupuesto del hotel. Los costos fijos como salarios, servicios públicos y seguros permanecen relativamente constantes independientemente de la ocupación, mientras que los costos variables como los suministros de limpieza, el mantenimiento y los costos laborales aumentan con la actividad de los huéspedes y los niveles de ocupación.

Comprender y pronosticar adecuadamente estos costos es esencial para garantizar que el hotel funcione de manera eficiente. Una imagen clara de estos gastos, especialmente en términos de salarios del personal, mantenimiento y costo de bienes vendidos (COGS) en servicios de alimentos y bebidas, permite a los hoteleros tomar decisiones financieras informadas, asignar recursos de manera efectiva y anticipar cambios en sus gastos operativos. .

d. Condiciones del mercado y competencia.

Las condiciones del mercado y los factores competitivos juegan un papel crucial en la presupuestación hotelera. Estar atento a las tendencias económicas, los desarrollos locales y las estrategias de precios de la competencia permite a los hoteleros predecir cambios en su desempeño financiero. Estos factores influyen en su capacidad para ajustar las tarifas de las habitaciones, implementar precios dinámicos o modificar los costos operativos.

Además, monitorear la competencia ayuda a garantizar que su hotel mantenga precios estratégicos y sea competitivo dentro del mercado, equilibrando la generación de ingresos con la gestión de costos. En su proceso presupuestario, comprender el entorno económico más amplio y el panorama competitivo puede ayudarle a asignar recursos de manera más efectiva y mejorar la rentabilidad general.

Optimice el éxito financiero de su hotel con conocimientos prácticos y enfoques adaptativos: las mejores estrategias de fijación de precios de hoteles para maximizar los márgenes y los ingresos

mi. Costos inesperados y emergencias

Los gastos imprevistos, como reparaciones de emergencia, fallas tecnológicas o cambios regulatorios, son inevitables en la industria hospitality . Para proteger la estabilidad financiera del hotel, siempre se debe incorporar un fondo de contingencia al presupuesto del hotel. Esta reserva permite a los hoteleros hacer frente a costos inesperados sin descarrilar las operaciones del hotel.

Asignar una parte del presupuesto para manejar estas emergencias garantiza que pueda mantener operaciones fluidas durante circunstancias imprevistas. Ya sea que se trate de un sistema HVAC averiado o problemas repentinos de mantenimiento, este fondo de emergencia es crucial para gestionar costos inesperados mientras se mantienen ingresos consistentes y se preserva la salud financiera general.

¿Cómo se crea un presupuesto para un hotel?

Estos son los pasos clave para crear eficazmente un presupuesto para su hotel, garantizando la asignación estratégica y el éxito financiero.

1. Reúna datos

Comience recopilando datos financieros históricos completos, incluidas tendencias de ocupación, ADR (tarifa diaria promedio), RevPAR (ingresos por habitación disponible), comentarios de los huéspedes y condiciones del mercado. Al utilizar el sistema de gestión de propiedades (PMS) de su hotel y muestras de presupuestos anteriores, puede analizar el desempeño anterior e identificar fuentes de ingresos clave, como reservas de habitaciones y ventas de alimentos y bebidas. Estos datos proporcionan una base sólida para la planificación presupuestaria y la previsión de ingresos.

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2. Establece objetivos realistas

Establezca metas financieras alcanzables que se alineen con los objetivos estratégicos de su hotel. Concéntrese en los objetivos de ingresos para cada departamento, incluidas habitaciones, alimentos y bebidas y otros servicios. Determine los márgenes de beneficio y describa claramente los gastos operativos, como los costos laborales, los servicios públicos y el mantenimiento. Garantizar que estos objetivos sean realistas y estén en línea con las tendencias del mercado permite mejores pronósticos presupuestarios y el potencial de lograr rentabilidad.

3. Previsión de ingresos

Utilice datos históricos e información del mercado para pronosticar ingresos de diversas fuentes, incluidas ventas de habitaciones, alimentos y bebidas, y comodidades o servicios adicionales como spas o eventos. Considere factores como las fluctuaciones estacionales, los eventos locales y los cambios en la demanda. Al predecir con precisión los flujos de ingresos, incluidos los costos de los bienes vendidos en alimentos y bebidas, puede asignar mejor los recursos y planificar posibles variaciones en los ingresos y gastos.

4. Asignar recursos

Asigne eficazmente el presupuesto a áreas operativas clave, como dotación de personal, presupuestos de marketing, inversiones en tecnología y mejoras de propiedades. El uso de un enfoque presupuestario flexible permite realizar ajustes según los niveles de demanda, ya sea durante las temporadas altas o bajas. Priorice los costos laborales, los gastos de marketing y las inversiones que mejorarán la oferta de servicios de su hotel y al mismo tiempo tendrán en cuenta los costos fijos, como los servicios públicos y el mantenimiento.

5. Monitorear y ajustar

Supervise periódicamente el rendimiento de su presupuesto comparando los ingresos y gastos reales con las cifras presupuestadas. Implemente un proceso proactivo de presupuestación y previsión para identificar discrepancias con antelación y ajustarlas en consecuencia. Por ejemplo, si los costos laborales son más altos de lo esperado o los ingresos por alimentos y bebidas son insuficientes, ajuste el presupuesto para garantizar que se cumplan los objetivos financieros sin comprometer la calidad del servicio o la eficiencia operativa.

6. Realice un seguimiento de las métricas clave

Realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) esenciales, como ADR, RevPAR, tasas de ocupación y costos laborales para evaluar la salud financiera y garantizar la alineación con el presupuesto de su hotel. Utilice su PMS para recopilar datos y revisar periódicamente su estrategia de gestión de ingresos. El seguimiento de estos KPI le ayudará a tomar decisiones informadas sobre precios dinámicos y ajustes necesarios en los costos operativos.

Aprenda cómo realizar un seguimiento de métricas esenciales, mejorar la eficiencia operativa y mejorar la satisfacción de los huéspedes: Domine los KPI del hotel: mejore su estrategia comercial

7. Revisar y comunicar

Revise periódicamente el presupuesto del hotel y asegúrese de que todos los departamentos estén alineados con los objetivos financieros. Esto requerirá una comunicación efectiva en todo el hotel, desde la gerencia hasta el personal, asegurando que todos estén en sintonía con respecto a gastos, objetivos de ingresos y costos operativos. La colaboración entre equipos es vital para cumplir con el presupuesto y lograr rentabilidad a largo plazo en la competitiva industria hospitality .

Ejemplo de presupuesto de hotel: hotel pequeño

A continuación se muestra un ejemplo de plan presupuestario para un hotel pequeño, que ilustra las principales fuentes de ingresos y categorías de gastos.

a. Previsiones de ingresos

• Ingresos por habitación : $300 000 (suponiendo una tarifa diaria promedio de $150 y 2000 noches de habitación vendidas)
• Ingresos por alimentos y bebidas : $50 000 (estimados en función de la demanda de los huéspedes y el gasto promedio por huésped)
• Servicios adicionales (Spa, organización de eventos) : $25,000 (Basado en datos históricos y tendencias del mercado)
• ‍Ingresos totales: $375,000

b. Tipos de presupuestos

• Presupuesto operativo: $200,000 (Incluye gastos diarios como salarios del personal, mantenimiento y servicios públicos)
  • Costos laborales : $75,000 (Incluye salarios del personal de recepción, limpieza y cocina)
  • Gastos Operativos:
    • Servicios públicos: $20,000
    • Mantenimiento: $15,000
    • Artículos de limpieza: $10,000
    • Mercadeo y Publicidad: $25,000
    • Seguro: $5,000
• Presupuesto de capital : $40,000 (para mejoras a la propiedad y compra de nuevos equipos)
• Presupuesto de Flujo de Caja : $25,000 (Para gastos imprevistos y liquidez a corto plazo)

do. Costo de bienes y gastos operativos.

• Costo de bienes vendidos (alimentos y bebidas) : $20 000 (suponiendo que el 40% de los ingresos de alimentos y bebidas se destina al costo de los bienes)
• Otros Gastos Operativos : $90,000 (Incluye costos administrativos, tecnología y suministros)

d. Presupuesto y previsión

Las revisiones periódicas garantizarán que el hotel se mantenga al día con su presupuesto. Según las previsiones, el hotel pretende conseguir un margen de beneficio de alrededor del 10% (37.500 dólares). Se realizarán ajustes presupuestarios trimestralmente para adaptarse a las fluctuaciones estacionales y los costos inesperados, garantizando la estabilidad financiera.

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Pensamiento final

La planificación eficaz del presupuesto hotelero es esencial para que los hoteles pequeños garanticen la estabilidad financiera y la rentabilidad. Al centrarse en los tres tipos clave de presupuestos (operativo, de capital y de flujo de caja), los hoteleros pueden tomar decisiones informadas y asignar recursos de manera eficiente. La elaboración de presupuestos y pronósticos precisos, respaldados por datos históricos y conocimientos del mercado, ayudan a optimizar los flujos de ingresos y controlar los costos operativos. Las revisiones y ajustes periódicos de las previsiones presupuestarias garantizan que el hotel siga siendo financieramente ágil y competitivo en la dinámica industria hospitality . Con una gestión financiera sólida, los hoteles pequeños pueden maximizar la rentabilidad y sostener el crecimiento a largo plazo.

Esta publicación es parte de nuestra serie de contenido destacado sobre " La guía completa de gestión hotelera: desde las operaciones hasta la experiencia del huésped ".