Hora de check-in en el hotel: todo lo que necesita saber como hotelero

Un proceso de check-in fluido es esencial para crear una primera impresión positiva y mejorar la satisfacción de los huéspedes. Los huéspedes suelen tener necesidades específicas, como check-in temprano, asistencia con el equipaje u opciones de check-out tardío. Atender estas solicitudes puede mejorar su experiencia y aumentar la lealtad, especialmente cuando se combina con un sólido programa de lealtad del hotel.

En este blog, cubriremos todo lo que los hoteleros necesitan saber sobre las políticas de check-in y check-out, desde la gestión de los horarios de llegada hasta el manejo de solicitudes de check-out tardío. También analizaremos cómo los registros flexibles y los programas de fidelización pueden impulsar la retención de huéspedes y optimizar las operaciones del hotel para una mejor experiencia general para los huéspedes.

¿Cuál es el horario estándar para el check-in en el hotel?

El horario estándar de check-in en el hotel suele ser entre las 14:00 y las 16:00 horas . Esta ventana permite tiempo suficiente para que el servicio de limpieza prepare las habitaciones, asegurando que cada habitación del hotel esté lista para el siguiente huésped. La hora de llegada es esencial para gestionar la ocupación del hotel y brindar a los huéspedes una transición fluida a su alojamiento. Si bien algunos viajeros pueden preguntar sobre el check-in temprano para relajarse o refrescarse después de un largo vuelo, la mayoría de los hoteles se aseguran de que las habitaciones estén disponibles y listas a esta hora de check-in estándar. Los hoteles suelen admitir llegadas anticipadas con la opción de guardar el equipaje en la recepción o cobrar una tarifa por el acceso temprano a la habitación.

Si bien el horario habitual de check-in es por la tarde, algunos hoteles ofrecen flexibilidad, con check-ins tempranos a partir de las 12:00 p. m. o check-ins tardíos que se extienden hasta las 4:00 p. m. o las 5:00 p. m. Esta flexibilidad puede resultar especialmente atractiva para los viajeros que necesitan más tiempo para descansar o relajarse, especialmente después de un vuelo o un viaje largo. Ofrecer un horario de check-in estándar permite al hotel agilizar las operaciones, pero brindar flexibilidad puede mejorar la satisfacción de los huéspedes, particularmente cuando se combina con programas de lealtad o alojamiento personalizado. Los hoteles pueden utilizar opciones de check-in móvil para hacer que este proceso sea aún más fluido y ofrecer servicios como tratamientos de spa, que los huéspedes pueden reservar con anticipación, haciendo que su estadía sea más placentera.

Los horarios de check-in pueden variar dependiendo de la clasificación del hotel. Para obtener más información sobre ellos, lea: Diferentes tipos de hoteles: una descripción general rápida

¿Cuáles son las reglas estándar de check-in en un hotel?

Estas son las reglas clave para una experiencia de check-in en un hotel fluida y eficiente que garantice que los huéspedes se sientan bienvenidos y acomodados.

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a. Check-in anticipado y check-out tardío

Los hoteles suelen permitir registros de entrada anticipados y salidas tardías, pero normalmente con una tarifa adicional o bajo los beneficios del programa de fidelización. Por ejemplo, Standard Hotels cobra una tarifa del 5% por su paquete "check-in en cualquier momento", lo que permite a los viajeros flexibilidad en los horarios de llegada. Los huéspedes que lleguen antes de la hora de check-in estándar pueden consultar en la recepción la disponibilidad de habitaciones, mientras que aquellos que necesiten una hora de salida más tarde a menudo pueden extender su estadía unas horas, lo que facilita la adaptación a los horarios de vuelos u otras necesidades de viaje.

b. Horario de llegada flexible

Muchos hoteles entienden que los vuelos y viajes no siempre coinciden con los horarios de check-in, por lo que adaptan horarios de llegada flexibles cuando es posible. Los programas de fidelización de hoteles pueden ofrecer opciones de check-in temprano o tardío para los miembros, mientras que otros hoteles permiten flexibilidad por un pequeño cargo. Los horarios de check-in flexibles ayudan a facilitar la experiencia de viaje al garantizar que las habitaciones estén disponibles cuando llegan los viajeros, lo que permite a los huéspedes relajarse e instalarse rápidamente.

do. Requisitos de identificación

identificación válida para realizar el check-in y verificar la identidad de los huéspedes. Este paso es crucial para hoteles y cadenas internacionales, ya que garantiza la seguridad y el cumplimiento de los requisitos legales. El personal de recepción comprobará los documentos de identificación a su llegada, garantizando un proceso seguro y sin contratiempos para todos los huéspedes.

d. Confirmación de reserva

Durante el check-in, el personal del hotel confirmará los detalles de la reserva, como el tipo de habitación, la duración de la estadía, la tarifa y cualquier solicitud especial. Se anima a los huéspedes a verificar estos detalles para garantizar que el alojamiento cumpla con sus preferencias. Un proceso de confirmación claro ayuda a evitar problemas de comunicación sobre las comodidades de la habitación, la duración de la estadía o la tarifa.

Optimice sus listados de hoteles con los mejores sitios de reservas y mejore la visibilidad para impulsar las reservas: Optimice sus listados de hoteles para aumentar las reservas: todo lo que necesita saber

mi. Depósito o pago de seguridad

Los hoteles suelen exigir un depósito de seguridad o pasar una tarjeta de crédito para cubrir gastos imprevistos, lo cual es una parte estándar del procedimiento de check-in. Este depósito puede cubrir cargos adicionales por servicios de la habitación o cualquier salida tardía que los huéspedes puedan solicitar. Si bien los hoteles no están obligados a revelar el monto exacto de la retención por adelantado, se recomienda a los viajeros que pregunten sobre el monto para mantenerse informados sobre los cargos asociados con su estadía en el hotel.

¿Cuál es el procedimiento de check-in en los hoteles?

Así es como los hoteles pueden optimizar cada paso del proceso de check-in para lograr eficiencia y satisfacción de los huéspedes:

1. Saludo a los invitados

Un saludo cálido y profesional marca el tono de la estancia. Capacite al personal de recepción para que reciba a cada huésped por su nombre, si es posible, creando una atmósfera acogedora desde su llegada. este artículo consejos esenciales para dar una cálida bienvenida a los huéspedes del hotel .

2. Verificación de reserva

Confirme rápidamente los detalles de la reserva, incluido el tipo de habitación, la duración de la estadía y cualquier solicitud especial. El uso de sistemas de verificación móviles puede acelerar esto, brindando al huésped una confirmación inmediata y estableciendo expectativas claras.

3. DNI y cobro de pagos

Verifique de manera eficiente la identificación de los huéspedes y administre cualquier depósito o pago con sistemas de pago rápidos y seguros. Muchos hoteles implementan opciones de check-in móvil o pago previo a la llegada para acelerar este paso y minimizar los tiempos de espera.

4. Asignación de habitación

Asigne habitaciones según la disponibilidad y las preferencias, asegurándose de que los huéspedes que lleguen temprano o aquellos con solicitudes específicas sean acomodados cuando sea posible. La flexibilidad en los tipos de habitaciones, como la disponibilidad de tarifas diarias, es una buena idea para maximizar la ocupación sin sacrificar la comodidad.

5. Emisión de claves

Entregue las llaves de la habitación o active las llaves del móvil para acceder sin contacto. El uso de sistemas de llaves digitales permite a los huéspedes acceder a sus habitaciones a través de un teléfono inteligente, evitando posibles retrasos en el escritorio.

6. Explicar las comodidades y políticas.

Proporcione una descripción general rápida de los servicios del hotel, las políticas, la hora de salida y el acceso a Wi-Fi. Una guía impresa o digital de los servicios del hotel es útil, ya que garantiza que los huéspedes conozcan el spa, las áreas de descanso y otras opciones de relajación disponibles durante su estadía. Descubra en este artículo .

7. Acompañamiento o indicaciones para llegar a la habitación.

Ofrezca acompañar a los huéspedes a sus habitaciones o darles instrucciones claras, especialmente en cadenas hoteleras o standorte más grandes. Este gesto garantiza que los huéspedes lleguen cómodamente a sus habitaciones y se sientan orientados en su entorno, ayudándoles a relajarse e instalarse.

¿Cómo pueden los hoteles optimizar el proceso de check-in?

Así es como los hoteles pueden optimizar cada paso del proceso de check-in para mejorar la eficiencia y la satisfacción de los huéspedes:

a. Implementar quioscos de check-in

Los quioscos de autoservicio permiten a los huéspedes gestionar rápidamente su check-in, selección de habitaciones e incluso horarios de salida, reduciendo los tiempos de espera en recepción. Dado que el 84% de los viajeros prefiere las opciones de autoservicio, los quioscos brindan una experiencia de check-in más rápida, lo que permite a los huéspedes manejar los detalles de su llegada de forma independiente y permite al personal concentrarse en otras necesidades de los huéspedes.

Descubra hospitality para hoteles modernos: The Hospitality Tech Stack: una descripción general de los sistemas que los hoteles realmente necesitan

b. Adopte el check-in sin contacto

Las opciones de check-in móvil y llave digital garantizan una experiencia fluida y segura, permitiendo a los huéspedes acceder a sus habitaciones directamente a través de un teléfono inteligente. El check-in sin contacto reduce el contacto físico, agrega comodidad para los huéspedes que llegan tarde y libera recursos de recepción para un servicio personalizado, todo lo cual mejora la satisfacción de los huéspedes y aumenta la eficiencia del hotel.

Descubra cómo los hoteles modernos están aprovechando los datos, el IoT, la IA y más para seguir siendo competitivos en la era digital: El futuro de la tecnología hotelera: herramientas y soluciones imprescindibles para los hoteles modernos

do. Ofrecer horarios flexibles de check-in y check-out

Los horarios flexibles de check-in y check-out son una buena idea, especialmente para los huéspedes con vuelos tempranos o tardíos, y brindan una comodidad adicional para los viajeros más jóvenes. Los hoteles pueden ofrecer opciones como check-out tardío o check-in temprano por una tarifa adicional, acomodándose a varios horarios y aumentando los ingresos.

d. Check-in online previo a la llegada

Habilitar el check-in en línea antes de la llegada simplifica el proceso de llegada, reduce el papeleo y brinda a los huéspedes tiempo suficiente para relajarse al llegar al hotel. Dado que el 40% de los viajeros prefiere realizar el check-in a través del sitio web de un hotel, esta opción de check-in anticipado acelera el proceso, permitiendo al personal preparar las habitaciones según las preferencias y necesidades del huésped.

mi. Opciones de ventas adicionales para check-in anticipado y mejoras de habitación

Con una estrategia de ventas adicionales eficaz, los hoteles pueden aumentar los ingresos hasta en un 14% . Ofrecer check-in temprano, mejoras de habitación o servicios premium de hotel a través de check-in previo en línea o en el quiosco mejora la experiencia del huésped al atender preferencias personalizadas, maximizar la comodidad y garantizar que las habitaciones estén listas para los huéspedes cuando llegan.

Optimice sus políticas de check-in y check-out a través de la gestión de listados con MARA AI

Agilizar los registros de entrada y salida es crucial para cualquier hotel que busque mejorar la satisfacción de los huéspedes y la eficiencia operativa. MARA AI proporciona un enfoque innovador para gestionar estos procesos con facilidad. Al centralizar las respuestas a las reseñas y los comentarios de los huéspedes, los hoteles pueden adaptar sus políticas para satisfacer mejor las necesidades de los huéspedes, desde llegadas anticipadas hasta consejos sobre almacenamiento de equipaje, optimizando la experiencia de check-in de cada huésped. Esta herramienta ayuda a los hoteles a responder a las expectativas de los huéspedes en cuanto a la disponibilidad de las habitaciones y las tarifas por día, al tiempo que gestiona de manera eficiente las reseñas en plataformas como Google, Booking.com y Tripadvisor.

Review Inbox impulsada por IA

Review Inbox de MARA , los equipos de los hoteles pueden gestionar fácilmente los comentarios de los huéspedes procedentes de múltiples fuentes, como Google, Booking.com y Tripadvisor, todo en un solo lugar. Esta bandeja de entrada consolida reseñas sobre experiencias como registros móviles, horarios de llegada y tarifas diarias flexibles, lo que permite al personal responder de manera rápida y eficiente. Las respuestas automáticas para reseñas sencillas, como calificaciones de 5 estrellas sin comentarios adicionales, mantienen activo el ciclo de retroalimentación sin agotar los recursos, lo que garantiza que los huéspedes sepan que sus voces son escuchadas.

Review Analytics avanzado

La Review Analytics permite a los hoteles obtener información más detallada sobre los comentarios de los huéspedes, incluidas menciones frecuentes de solicitudes de check-in temprano, alojamiento para la siesta por la tarde y consejos para manejar el equipaje o reservar tipos de habitaciones. MARA destaca patrones en los comentarios de los huéspedes, ayudando a los hoteles a comprender preferencias específicas, como servicios de transporte al aeropuerto u horarios de salida flexibles, para alinear mejor las políticas con las expectativas de los viajeros. Con estos análisis, los hoteles pueden realizar ajustes basados ​​en datos, mejorando la comodidad del check-in y mejorando la experiencia general de los huéspedes.

Automatización de revisión simplificada

Después de ganar confianza en su asistente personal de revisión de IA, puede incluso ponerse en piloto automático y crear reglas de automatización. De esta manera, puede especificar qué reseñas debe responder la IA directamente sin aprobación adicional. Con la configuración siguiente, todas las reseñas de Google sin texto y con una calificación de 4 estrellas o más se responden automáticamente.

La IA de respuesta más personal

La IA de MARA combina eficiencia con un toque personalizado. A través de la Brand Voice , la IA se adapta al tono único de cada hotel, garantizando que las respuestas parezcan genuinas. Con Smart Snippets , MARA aprende a abordar solicitudes comunes, como consejos sobre servicios cercanos o detalles específicos sobre traslados al aeropuerto, ofreciendo respuestas personalizadas y contextualmente relevantes en todo momento. Este sistema de respuesta dinámica ayuda a crear registros más fluidos, fomenta críticas positivas y brinda al personal del hotel más tiempo para participar en interacciones significativas con los huéspedes.

Este asistente de respuesta a reseñas se ha convertido rápidamente en un punto de inflexión para más de 2000 clientes. Su prometedora capacidad para elevar su calificación general, ampliar antwortrate , obtener información de los comentarios de los clientes y ahorrar tiempo y dinero es la razón detrás de su creciente popularidad.

Gestionar reseñas en línea no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Con el software adecuado, no sólo puede agilizar el proceso, sino que también puede personalizar sus respuestas y obtener información valiosa de las revisiones. Entonces, ¿por qué dudar en probar nuestro asistente de revisión de IA, MARA? Es completamente gratuito para realizar pruebas , no requiere tarjeta de crédito y puede estar completamente operativo en menos de cinco minutos.

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Pensamiento final

Optimizar el proceso de check-in en el hotel es esencial para mejorar la satisfacción de los huéspedes y agilizar las operaciones. Ofrecer opciones flexibles como check-in temprano, almacenamiento de equipaje y habitaciones con tarifa diaria puede atender a los viajeros que llegan a diferentes horas, ya sea después de un vuelo largo o de un viaje ajetreado. Garantizar que las habitaciones estén listas y atender las solicitudes de acceso temprano puede brindar a los huéspedes una experiencia perfecta desde el momento en que llegan al aeropuerto. Ofrecer opciones para una siesta rápida o registros tempranos como parte de un paquete de reserva es una buena idea para ayudar a los huéspedes a sentirse renovados y tranquilos. En última instancia, centrarse en la comodidad y la flexibilidad durante los registros en el hotel puede mejorar en gran medida la experiencia general de los huéspedes y fomentar la fidelidad para estancias futuras.

Esta publicación es parte de nuestra serie de contenido destacado sobre " La guía completa de gestión hotelera: desde las operaciones hasta la experiencia del huésped ".