Hora de check-in en el hotel: todo lo que necesitas saber como hotelero

Un proceso de check-in fluido es esencial para crear una primera impresión positiva y mejorar la satisfacción del huésped. Los huéspedes suelen tener necesidades específicas, como check-in temprano, asistencia con el equipaje o salidas tardías. Atender estas solicitudes puede mejorar su experiencia y aumentar su fidelidad, especialmente si se combina con un sólido programa de fidelización del hotel.

En este blog, cubriremos todo lo que los hoteleros necesitan saber sobre las políticas de check-in y check-out, desde la gestión de las horas de llegada hasta la gestión de solicitudes de check-out tardío. También analizaremos cómo los check-in flexibles y los programas de fidelización pueden impulsar la retención de huéspedes y optimizar las operaciones del hotel para una mejor experiencia general.

¿Cuál es la hora estándar para el check-in en el hotel?

La hora estándar de llegada al hotel suele ser entre las 14:00 y las 16:00 . Este horario permite al personal de limpieza preparar las habitaciones, garantizando que cada una esté lista para el siguiente huésped. La hora de llegada es esencial para gestionar la ocupación del hotel y facilitar a los huéspedes una transición fluida a su alojamiento. Si bien algunos viajeros pueden preguntar por la posibilidad de llegadas anticipadas para relajarse o refrescarse después de un largo vuelo, la mayoría de los hoteles garantizan que las habitaciones estén disponibles y listas a esta hora estándar. Los hoteles suelen ofrecer a las llegadas anticipadas la opción de guardar el equipaje en recepción o cobrar una tarifa por el acceso anticipado a la habitación.

Aunque el horario habitual de check-in es por la tarde, algunos hoteles ofrecen flexibilidad, con check-in temprano hasta las 12 p. m. o check-in tardío hasta las 4 p. m. o 5 p. m. Esta flexibilidad puede ser especialmente atractiva para los viajeros que necesitan más tiempo para descansar o relajarse, especialmente después de un vuelo o un viaje largo. Ofrecer un horario de check-in estándar permite al hotel optimizar las operaciones, pero la flexibilidad puede mejorar la satisfacción del huésped, especialmente cuando se combina con programas de fidelización o alojamiento personalizado. Los hoteles pueden utilizar opciones de check-in móvil para simplificar aún más este proceso y ofrecer servicios como tratamientos de spa, que los huéspedes pueden reservar con antelación, haciendo su estancia más agradable.

Los horarios de entrada pueden variar según la categoría del hotel. Para más información, lea: Tipos de hoteles: Resumen rápido.

¿Cuáles son las reglas estándar de check-in en un hotel?

Aquí se presentan las reglas clave para una experiencia de check-in en el hotel fluida y eficiente que garantice que los huéspedes se sientan bienvenidos y alojados.

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a. Check-in temprano y check-out tardío

Los hoteles suelen permitir el check-in temprano y el check-out tardío, pero generalmente con un cargo adicional o dentro de los beneficios de su programa de fidelización. Por ejemplo, Standard Hotels cobra un cargo del 5% por su paquete "check-in en cualquier momento", lo que ofrece a los viajeros flexibilidad en su horario de llegada. Los huéspedes que lleguen antes de la hora de check-in habitual pueden consultar la disponibilidad de habitaciones en recepción, mientras que quienes necesiten salir más tarde pueden extender su estancia unas horas, lo que facilita la adaptación a los horarios de vuelos u otras necesidades de viaje.

b. Hora de llegada flexible

Muchos hoteles comprenden que los vuelos y viajes no siempre coinciden con los horarios de llegada, por lo que se adaptan a horarios de llegada flexibles siempre que es posible. Los programas de fidelización hotelera pueden ofrecer opciones de llegada anticipada o tardía para sus miembros, mientras que otros hoteles ofrecen flexibilidad por un pequeño cargo. Los horarios de llegada flexibles facilitan la experiencia de viaje al garantizar que las habitaciones estén disponibles a la llegada de los viajeros, lo que permite a los huéspedes relajarse e instalarse rápidamente.

c. Requisitos de identificación

Casi el 99% de los hoteles exigen una identificación oficial para el check-in y así verificar la identidad de los huéspedes. Este paso es crucial para hoteles y cadenas internacionales, ya que garantiza la seguridad y el cumplimiento de los requisitos legales. El personal de recepción revisará los documentos de identificación a la llegada, garantizando un proceso seguro y sin complicaciones para todos los huéspedes.

d. Confirmación de reserva

Durante el check-in, el personal del hotel confirmará los detalles de la reserva, como el tipo de habitación, la duración de la estancia, la tarifa y cualquier petición especial. Se recomienda a los huéspedes que verifiquen estos datos para asegurarse de que el alojamiento se ajuste a sus preferencias. Un proceso de confirmación claro ayuda a evitar malentendidos sobre las comodidades de la habitación, la duración de la estancia o la tarifa.

Optimice sus listados de hoteles con los principales sitios de reserva y mejore la visibilidad para impulsar las reservas: Optimice sus listados de hoteles para aumentar las reservas: todo lo que necesita saber

e. Depósito o pago de seguridad

Los hoteles suelen exigir un depósito de seguridad o el uso de una tarjeta de crédito para cubrir gastos imprevistos, lo cual es habitual durante el check-in. Este depósito puede cubrir cargos adicionales por servicios de la habitación o cualquier salida tardía que soliciten los huéspedes. Si bien los hoteles no están obligados a revelar el importe exacto de la reserva por adelantado, se recomienda a los viajeros que pregunten por el importe para mantenerse informados sobre los cargos asociados con su estancia.

¿Cuál es el procedimiento de check-in en los hoteles?

A continuación se explica cómo los hoteles pueden agilizar cada paso del proceso de check-in para lograr eficiencia y satisfacción de los huéspedes:

1. Saludo al invitado

Un recibimiento cálido y profesional marca la pauta de la estancia. Capacite al personal de recepción para que, si es posible, dé la bienvenida a cada huésped por su nombre, creando un ambiente acogedor desde la llegada. Descubra consejos esenciales para dar una cálida bienvenida a los huéspedes del hotel en este artículo .

2. Verificación de la reserva

Confirme rápidamente los detalles de la reserva, incluyendo el tipo de habitación, la duración de la estancia y cualquier solicitud especial. El uso de sistemas de verificación móvil puede agilizar este proceso, ofreciendo al huésped una confirmación inmediata y estableciendo expectativas claras.

3. Identificación y cobro de pagos

Verifique eficientemente la identidad de los huéspedes y gestione cualquier depósito o pago con sistemas de pago seguros y rápidos. Muchos hoteles implementan opciones de check-in móvil o pago previo a la llegada para agilizar este paso y minimizar los tiempos de espera.

4. Asignación de habitaciones

Asigne habitaciones según la disponibilidad y las preferencias, garantizando que los huéspedes que lleguen temprano o tengan solicitudes específicas sean atendidos siempre que sea posible. La flexibilidad en los tipos de habitación, como la disponibilidad de tarifas diarias, es una buena idea para maximizar la ocupación sin sacrificar la comodidad.

5. Emisión de claves

Entregue las llaves de su habitación o active las llaves móviles para acceder sin contacto. El uso de sistemas de llave digital permite a los huéspedes acceder a sus habitaciones a través de su smartphone, evitando posibles retrasos en recepción.

6. Explicación de las comodidades y políticas

Ofrezca una breve descripción general de los servicios, políticas, horario de salida y acceso wifi del hotel. Una guía impresa o digital de los servicios del hotel es útil para que los huéspedes conozcan el spa, las zonas de descanso y otras opciones de relajación disponibles durante su estancia. Descubra en este artículo .

7. Acompañamiento o indicaciones a la habitación

Ofrézcase a acompañar a los huéspedes a sus habitaciones o a darles indicaciones claras, especialmente en hoteles grandes o cadenas hoteleras. Este gesto garantiza que los huéspedes lleguen cómodamente a sus habitaciones y se sientan cómodos, lo que les ayuda a relajarse y a integrarse.

¿Cómo pueden los hoteles optimizar el proceso de check-in?

A continuación se explica cómo los hoteles pueden optimizar cada paso del proceso de check-in para mejorar la eficiencia y la satisfacción de los huéspedes:

a. Implementar quioscos de facturación

Los quioscos de autoservicio permiten a los huéspedes gestionar rápidamente su check-in, la selección de habitación e incluso la hora de check-out, reduciendo así los tiempos de espera en recepción. Dado que el 84 % de los viajeros prefiere las opciones de autoservicio, los quioscos ofrecen una experiencia de check-in más rápida, permitiendo a los huéspedes gestionar los detalles de su llegada de forma independiente y permitiendo al personal centrarse en otras necesidades de los huéspedes.

Descubra los sistemas tecnológicos esenciales para la hostelería moderna: The Hospitality Tech Stack: una descripción general de los sistemas que los hoteles realmente necesitan

b. Adoptar el check-in sin contacto

El check-in móvil y las opciones de llave digital garantizan una experiencia fluida y segura, permitiendo a los huéspedes acceder a sus habitaciones directamente desde su smartphone. El check-in sin contacto reduce el contacto físico, ofrece mayor comodidad a los huéspedes que llegan tarde y libera recursos de recepción para un servicio personalizado. Todo ello mejora la satisfacción del huésped y aumenta la eficiencia del hotel.

Descubra cómo los hoteles modernos aprovechan los datos, la IoT, la IA y más para mantenerse competitivos en la era digital: El futuro de la tecnología hotelera: herramientas y soluciones imprescindibles para los hoteles modernos

c. Ofrecer horarios flexibles de entrada y salida

Los horarios flexibles de entrada y salida son una buena idea, especialmente para huéspedes con vuelos tempranos o tardíos, y ofrecen mayor comodidad a los viajeros más jóvenes. Los hoteles pueden ofrecer opciones como salida tardía o entrada anticipada por un cargo adicional, adaptándose a diversos horarios y aumentando así los ingresos.

d. Facturación previa a la llegada en línea

Permitir el check-in online antes de la llegada simplifica el proceso, reduciendo el papeleo y brindando a los huéspedes tiempo suficiente para relajarse al llegar al hotel. Dado que el 40% de los viajeros prefiere registrarse a través de la página web del hotel, esta opción de check-in anticipado agiliza el proceso, permitiendo al personal preparar las habitaciones según las preferencias y necesidades del huésped.

e. Opciones de venta adicional para check-in anticipado y mejoras de habitación

Con una estrategia eficaz de upselling, los hoteles pueden aumentar sus ingresos hasta en un 14% . Ofrecer check-in anticipado, mejoras de categoría en las habitaciones o servicios premium a través del precheck online o en el quiosco mejora la experiencia del huésped al adaptarlo a sus preferencias, maximizar la comodidad y garantizar que las habitaciones estén listas para su llegada.

Optimice sus políticas de check-in y check-out mediante la gestión de anuncios con MARA AI

Agilizar los registros de entrada y salida es crucial para cualquier hotel que busque mejorar la satisfacción del huésped y la eficiencia operativa. MARA AI ofrece un enfoque innovador para gestionar estos procesos con facilidad. Al centralizar las respuestas a las reseñas y la información de los huéspedes, los hoteles pueden adaptar sus políticas para satisfacer mejor sus necesidades, desde llegadas anticipadas hasta consejos sobre el almacenamiento de equipaje, optimizando así la experiencia de cada huésped. Esta herramienta ayuda a los hoteles a responder a las expectativas de los huéspedes en cuanto a la disponibilidad de las habitaciones y las tarifas diarias, a la vez que gestiona eficientemente las reseñas en plataformas como Google, Booking.com y Tripadvisor.

Review Inbox impulsada por IA

Con Review Inbox , los equipos hoteleros pueden gestionar fácilmente las opiniones de los huéspedes de diversas fuentes, como Google, Booking.com y Tripadvisor, todo en un mismo lugar. Esta bandeja de entrada consolida las opiniones sobre experiencias como el check-in móvil, los horarios de llegada y las tarifas diarias flexibles, lo que permite al personal responder con rapidez y eficiencia. Las respuestas automáticas a reseñas directas, como las valoraciones de 5 estrellas sin comentarios adicionales, mantienen activo el ciclo de retroalimentación sin sobrecargar los recursos, garantizando así que los huéspedes sepan que sus opiniones son escuchadas.

Review Analytics

La Review Analytics permite a los hoteles obtener información más detallada sobre las opiniones de los huéspedes, incluyendo las frecuentes menciones de solicitudes de check-in temprano, alojamiento para siestas y consejos para el manejo del equipaje o la reserva de tipos de habitación. MARA identifica patrones en las opiniones de los huéspedes, lo que ayuda a los hoteles a comprender preferencias específicas, como servicios de transporte al aeropuerto u horarios de salida flexibles, para alinear mejor sus políticas con las expectativas de los viajeros. Con estos análisis, los hoteles pueden realizar ajustes basados ​​en datos, mejorando la comodidad del check-in y la experiencia general del huésped.

Automatización de revisiones simplificada

Tras confiar en tu Asistente de Reseñas con IA, puedes incluso configurarlo automáticamente y crear reglas de automatización. Así, puedes especificar qué reseñas debe responder la IA directamente, sin necesidad de aprobación adicional. Con la configuración a continuación, todas las reseñas de Google sin texto y con una calificación de 4 estrellas o más se responderán automáticamente.

La respuesta más personal de la IA

La IA de MARA combina eficiencia con un toque personalizado. Gracias a la Brand Voice , la IA se adapta al tono único de cada hotel, garantizando respuestas genuinas. Con Smart Snippets , MARA aprende a responder solicitudes comunes, como consejos sobre servicios cercanos o detalles sobre traslados al aeropuerto, ofreciendo respuestas personalizadas y contextualizadas en cada ocasión. Este sistema de respuesta dinámica facilita el check-in, fomenta las reseñas positivas y ofrece al personal del hotel más tiempo para interactuar con los huéspedes.

Este asistente de respuesta a reseñas se ha convertido rápidamente en una herramienta revolucionaria para más de 2000 clientes. Su prometedora capacidad para mejorar la calificación general, aumentar las tasas de respuesta, extraer información de los comentarios de los clientes y ahorrar tiempo y dinero es la razón de su creciente popularidad.

Gestionar reseñas en línea no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Con el software adecuado, no solo puede agilizar el proceso, sino también personalizar sus respuestas y obtener información valiosa de las reseñas. Así que, ¿por qué no probar MARA, nuestro Asistente de Reseñas con IA? Es completamente gratuito , no requiere tarjeta de crédito y está completamente operativo en menos de cinco minutos.

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Pensamiento final

Optimizar el proceso de check-in en el hotel es esencial para mejorar la satisfacción del huésped y optimizar las operaciones. Ofrecer opciones flexibles como check-in anticipado, consigna de equipaje y habitaciones con tarifa diaria puede adaptarse a los viajeros que llegan en horarios diferentes, ya sea después de un vuelo largo o un viaje ajetreado. Asegurarse de que las habitaciones estén listas y atender las solicitudes de acceso anticipado puede brindar a los huéspedes una experiencia fluida desde su llegada al aeropuerto. Ofrecer opciones como una siesta rápida o un check-in anticipado como parte del paquete de reserva es una buena idea para que los huéspedes se sientan renovados y cómodos. En definitiva, priorizar la comodidad y la flexibilidad durante el check-in en el hotel puede mejorar considerablemente la experiencia general del huésped y fomentar su fidelización para futuras estancias.

Esta publicación es parte de nuestra serie de contenido estrella sobre " La guía completa de gestión hotelera: desde las operaciones hasta la experiencia del huésped ".