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La industria hospitality está evolucionando, y los huéspedes del hotel ahora esperan una experiencia de facturación perfecta y impulsada por la tecnología. Las largas líneas de recepción y los formularios de registro manual están siendo reemplazados por soluciones de registro sin contacto, tecnología de claves móviles y tarjetas de registro digital. Al integrar un sistema de administración de propiedades con un sistema de autoevaluación, los hoteles pueden agilizar las operaciones, reducir el contacto físico y mejorar la satisfacción del huéspedes.
En este blog, exploraremos el mejor software de registro para optimizar el viaje de invitados, desde el check-in en línea hasta los quioscos de autoservicio y las soluciones clave móviles. Estas herramientas ayudan a los hoteles a administrar los próximos llegados, reducir los tiempos de espera y crear más oportunidades para los servicios de venta adicional. Ya sea a través de bloqueos inteligentes, códigos QR o un quiosco MeWS, invertir en un sistema de registro sin contacto es clave para mejorar la eficiencia y la experiencia de los huéspedes.
Conclusiones clave
- Las soluciones de check-in sin contacto, como las claves móviles y los quioscos, mejoran la satisfacción del huésped y reducen los costos operativos.
- Un sistema de check-in perfecto integrado con un sistema de administración de propiedades optimiza las reservas y pagos.
- Las soluciones de registro con integración de IA personalizan la experiencia del huésped, automatizaron procesos y mejoran la eficiencia operativa.
¿Qué es el software de check-in del hotel?
El software de check-in del hotel es una solución tecnológica diseñada para optimizar el proceso de check-in, permitiendo a los huéspedes registrarse, acceder a sus habitaciones y realizar pagos con una interacción mínima cara a cara. Este sistema facilita los registros en línea, las aplicaciones móviles y los quioscos de autoservicio, automatizando tareas como recopilar datos personales, administrar reservas y procesar pagos. Al reemplazar los controles manuales con soluciones digitales, los hoteles pueden reducir los costos operativos, eliminar largas líneas de recepción y mejorar la satisfacción de los huéspedes. La industria del hotel y el resort, que incluye el mercado de check-in, se valoró en $ 1.5 billones en 2023 .
La evolución de la tecnología de registro se ha alejado de los métodos manuales tradicionales a soluciones más avanzadas y automatizadas. Los primeros registros del hotel requirieron que los huéspedes completen tarjetas de registro y proporcionen llaves físicas. Hoy, el check-in móvil y las soluciones de check-in sin contacto han hecho que el proceso sea más rápido y conveniente, y los invitados pueden registrarse de forma remota utilizando sus teléfonos móviles, acceder a sus habitaciones con cerraduras inteligentes e incluso administrar pagos a través de sus dispositivos móviles.
A medida que avanza esta tecnología, el proceso de registro se ha vuelto más fácil de usar y eficiente, mejorando el viaje del invitado desde la llegada hasta el check-out. Las soluciones clave móviles, los códigos QR y las descargas de aplicaciones son fundamentales para los sistemas hoteleros modernos, lo que permite a los huéspedes evitar largas colas y contacto físico mientras acceden a todos los servicios necesarios. El cambio a la automatización del check-in móvil no solo ahorra tiempo, sino que también abre más oportunidades para que los hoteles mejoren sus operaciones, reduzcan los puntos de contacto físicos y brinden una mejor experiencia general para los huéspedes.
Leer: El futuro de la tecnología hotelera: herramientas y soluciones imprescindibles para hoteles modernos
¿Qué sistemas usan los hoteles para el check-in?
Estos son los diversos sistemas de registro utilizados por los hoteles, destacando cómo cada uno afecta la experiencia del huésped y la eficiencia operativa general.
a. Proceso de registro de recepción tradicional
Los verificadores de recepción tradicionales siguen siendo frecuentes, especialmente en hoteles o regiones más tradicionales con una adopción de tecnología más lenta. Este proceso manual involucra a los invitados que proporcionan sus datos personales y la recepción de claves físicas, lo que puede dar lugar a largas colas y demoras.
Si bien algunos invitados disfrutan de la interacción personal, las ineficiencias de este sistema pueden conducir a la frustración, particularmente durante las horas pico, afectando negativamente la satisfacción de los huéspedes. Según los datos de la industria, hasta el 30-40% de los hoteles aún dependen de este método, dependiendo de la región y el tipo de hotel.
b. Quioscos de autoservicio
Los quioscos de autoservicio se están convirtiendo en una alternativa popular, con más del 80% de los viajeros abiertos a quedarse en un hotel con un sistema de registro totalmente automatizado. Estos quioscos permiten a los huéspedes registrarse rápidamente escaneando detalles de reserva, ingresando información de pago e imprimiendo las llaves de la sala.
Al reducir la necesidad de una interacción cara a cara, estos quioscos agilizan el proceso de registro y liberan al personal de recepción para centrarse en otras tareas, mejorar la eficiencia operativa y mejorar la satisfacción de los huéspedes.
do. Check-in en línea, soluciones sin contacto
El check-in móvil y las soluciones sin contacto están ganando popularidad rápidamente, especialmente a medida que los hoteles adoptan más tecnología para mejorar las experiencias de los huéspedes. A principios de 2021, el 57% de los hoteles expresaron interés en digitalizar sus procesos de registro y pago.
Al permitir que los huéspedes se registren a través de teléfonos inteligentes, estos sistemas brindan conveniencia y reducen la necesidad de una interacción cara a cara, lo que mejora la satisfacción de los huéspedes y minimiza el contacto físico.
Leer: Reservas directas en hoteles: estrategias para impulsar tus ventas
¿Cómo funciona el registro móvil en un hotel?
El check-in móvil generalmente implica que los huéspedes se registran antes de su llegada a través de una aplicación de hotel dedicada. Los invitados ingresan sus detalles de reserva, proporcionan información personal y pueden cargar documentos requeridos como ID o documentación relacionada con Covid.
Una vez que se completa el proceso, reciben su clave móvil, que se puede utilizar para acceder a su habitación, simplificando todo el proceso de registro y mejorando la comodidad de los huéspedes.
¿Cuáles son las ventajas del check-in móvil?
El check-in móvil ofrece numerosas ventajas, que incluyen tiempos de registro más rápidos, mayor comodidad e interacción cara a cara reducida. Los huéspedes pueden omitir largas colas, completar el proceso de check-in en sus teléfonos móviles y obtener acceso inmediato a sus habitaciones utilizando claves móviles.
Para los hoteles, el check-in móvil reduce los costos de mano de obra, minimiza los errores y aumenta la eficiencia operativa al tiempo que cumple con las preferencias de los invitados para soluciones sin contacto.
¿Cuáles son las desventajas del check-in móvil?
Si bien el check-in móvil ofrece varios beneficios, también tiene algunos inconvenientes potenciales. Algunos invitados pueden tener dificultades con las descargas de aplicaciones o tienen acceso limitado a teléfonos inteligentes, lo que podría obstaculizar la experiencia de check-in.
Además, los problemas técnicos, como la mala conectividad a Internet o el mal funcionamiento de la aplicación, pueden conducir a frustraciones y demoras. Además, algunos huéspedes aún pueden preferir la interacción cara a cara con el personal del hotel, que el check-in móvil no puede replicarse por completo.
d. Verificación de identificación biométrica y digital
La verificación de ID biométrica y digital se está volviendo más común a medida que los hoteles se esfuerzan por mejorar la seguridad y ofrecer una experiencia de registro más perfecta. El 69% de los invitados internacionales están abiertos al uso de biometría para la verificación de identidad, incluido el reconocimiento facial o las huellas digitales.
Este sistema asegura que solo se le otorgue al huésped correcto acceso a la habitación del hotel, mejorando la seguridad al tiempo que reduce la necesidad de registros e interacciones físicas.
mi. Conserje virtual con IA y check-in automatizado
Los servicios de conserjería virtual con IA se están volviendo cada vez más populares en la industria hotelera. A finales de 2023, el 11% de las empresas de alojamiento ya estaban utilizando IA, y aún más planearon implementarla en los siguientes meses.
Estos sistemas impulsados por la IA permiten el check-in automatizado, lo que permite a los huéspedes completar los procedimientos de registro y comunicarse con el personal del hotel antes de llegar, simplificando el viaje de los huéspedes.
¿Qué buscar en el software de check-in para los hoteles?
Estas son las características esenciales para buscar un software en el check-in para garantizar una experiencia fluida y eficiente tanto para los huéspedes como para el personal.
a. Check-in sin contacto y compatibilidad móvil
El check-in sin contacto y la compatibilidad móvil son esenciales para mejorar la comodidad de los huéspedes del hotel. Ofrecer una opción de check-in en línea permite a los huéspedes completar su chequeo de hotel por adelantado, lo que minimiza la necesidad de interacción cara a cara en la recepción. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también crea una experiencia de llegada perfecta, lo que permite a los invitados evitar largas colas y dirigirse directamente a sus habitaciones.
b. Integración con PMS (Sistemas de Administración de Propiedad) y Soluciones ORM
Un poderoso sistema de registro debe integrarse sin esfuerzo con el Sistema de Administración de Propiedades (PMS), lo que permite actualizaciones en tiempo real de los detalles de cheques de los huéspedes, las tareas de la habitación y la información de la tarjeta de registro del hotel. Además, la integración con Online Reputation (ORM) como Mara AI basada en la web garantiza que los comentarios y las solicitudes se manejen rápidamente, mejorando la satisfacción de los huéspedes y permitiendo servicios personalizados basados en preferencias de invitados y reservas anteriores.
do. Características de seguridad, incluida la verificación de identidad
El software de check-in moderno debe incluir herramientas de verificación de identidad robustas, como bloqueos inteligentes y escaneos biométricos, asegurando que los datos personales de los huéspedes estén protegidos durante todo el proceso de registro. Al emplear métodos seguros para verificar las identidades de los huéspedes, los hoteles pueden reducir los riesgos de seguridad y mejorar la satisfacción de los huéspedes al ofrecer una experiencia segura y sin contacto desde el momento de la llegada para revisar.
d. Procesamiento de pagos y transacciones en línea
La racionalización de los proveedores de pagos en el software de check-in garantiza una experiencia de pago sin problemas para los huéspedes, lo que les permite manejar todas las transacciones en línea o en los quioscos de autoservicio, lo que es vital para los cheques sin contacto. Este sistema también puede habilitar los pagos de cheques tempranos y permitir que los huéspedes paguen por adelantado las actualizaciones, los servicios u otros servicios de hoteles, reduciendo la fricción en la recepción y haciendo que todo el proceso de llegada sea más rápido y eficiente.
Leer: 7 mejores sistemas de gestión de ingresos hoteleros: una comparación en profundidad
mi. Personalización de invitados y oportunidades de venta adicional
Un beneficio clave de los sistemas avanzados de check-in es su capacidad para ofrecer servicios personalizados adaptados a las preferencias de cada huésped, como actualizaciones de habitaciones o servicios especiales. Este nivel de personalización no solo mejora el viaje de los huéspedes, sino que también brinda a los hoteles más oportunidades para recaudar ingresos adicionales a través de la venta adicional durante el proceso de registro.
F. Interfaz fácil de usar tanto para el personal como para los invitados
Una interfaz fácil de usar tanto para los huéspedes como para el personal del hotel es crucial para garantizar que el proceso de registro se ejecute sin problemas. Ya sea que los huéspedes se registren a través de quioscos móviles, de autocomprobación, o en la recepción, es esencial un sistema intuitivo que guíe a los huéspedes a través de la reserva, las tareas de la habitación y los detalles del pago. Una experiencia perfecta significa que los huéspedes reciben un check-in más rápido y sin problemas, y el personal del hotel puede centrarse más en proporcionar un servicio excepcional durante la estadía.
¿Cuáles son los mejores software de check-in para hoteles?
Estas son algunas de las principales soluciones de software de check-in para hoteles, cada una diseñada para optimizar el proceso de registro y mejorar la experiencia del invitado.
1. Lo mejor en general: Mews
MEWS ofrece una solución integral para la automatización de check-in sin contacto y check-in móvil, lo que permite a los huéspedes completar rápidamente el proceso de check-in y recolectar las llaves de sus habitaciones digitalmente. El sistema de recepción se integra a la perfección, ahorrando tiempo al reducir la necesidad de interacciones en persona. Este sistema todo en uno mejora la satisfacción del huésped al tiempo que mejora la eficiencia operativa.
2. Lo mejor para hoteles grandes: Oracle Opera
Oracle Opera es perfecto para hoteles grandes, que ofrece un sistema de registro avanzado integrado con soluciones PMS. Admite el autoevaluación y el registro rápido para volúmenes de invitados altos, reduciendo las largas líneas de recepción. El sistema recopila eficientemente datos de huéspedes, lo que lo hace ideal para cadenas hoteleras que buscan racionalizar las operaciones en múltiples standorte .
3. Lo mejor para hoteles boutique: línea de huéspedes
La línea de huéspedes ofrece a los hoteles boutique una experiencia de check-in personalizada a través de aplicaciones móviles y quioscos de autoservicio. Los invitados pueden registrarse fácilmente y recolectar las llaves de su habitación sin esperar en la recepción. El sistema se integra con el sistema de escritorio del hotel, lo que permite una comunicación sin problemas y un servicio personalizado para un viaje mejorado de invitados.
4. Lo mejor para hoteles presupuestarios: Roomraccoon
Roomraccoon ofrece una solución de registro asequible y fácil de usar para hoteles presupuestarios. Con el check-in sin contacto a través de teléfonos móviles, los huéspedes pueden acceder rápidamente a sus habitaciones sin enfrentar largas esperas. El sistema se integra con el sistema de recepción del hotel, reduciendo la necesidad de personal adicional y mejorando la satisfacción general de los huéspedes.
5. Lo mejor para hoteles de lujo: Salto KS
Salto KS proporciona a los hoteles de lujo verificación de ID biométrica e integración de bloqueo inteligente para una experiencia de registro segura y sin problemas. Los huéspedes pueden disfrutar del check-in sin contacto y el acceso a sus habitaciones, mientras que el sistema personaliza su experiencia en función de las preferencias compartidas con anticipación, asegurando un viaje de invitados premium.
6. Lo mejor para las cadenas: Kipsu
Kipsu ofrece a las cadenas hoteleras una solución de registro eficiente y escalable con quioscos de autoservicio que permiten a los huéspedes registrarse rápidamente. Al integrarse con el sistema de escritorio del hotel, KIPSU reduce los tiempos de espera y recopila valiosos datos de huéspedes, racionalizando las operaciones y mejorando la experiencia de los huéspedes en múltiples ubicaciones.
7. Lo mejor para hoteles expertos en tecnología: Alice
Alice se destaca por su automatización avanzada y sus características impulsadas por AI, perfectas para hoteles expertos en tecnología. El sistema automatiza el check-in, la comunicación de los huéspedes y las asignaciones de habitaciones, lo que permite un proceso rápido y eficiente. Con actualizaciones en tiempo real e integración perfecta, Alice mejora tanto la productividad del personal como la satisfacción de los huéspedes.
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Fuente: Consejo de software
Mara AI: Integración perfecta con su software de check-in y check-out
Mara AI ofrece una integración perfecta con el software de check-in y check-out de su hotel, mejorando la experiencia general de los huéspedes y racionalización de sus operaciones. Si bien no gestiona directamente los procesos de check-in y check-out, las capacidades impulsadas por la IA de Mara simplifican la gestión Online Reputation (ORM) respondiendo y analizando las revisiones de invitados de manera eficiente. Esta integración garantiza que pueda mantener un enfoque personalizado y oportuno para los comentarios de los huéspedes, mientras que sus sistemas de check-in y check-out manejan las llegadas y salidas de los invitados. Con Mara, puede mejorar su viaje de invitados, administrar las reseñas de manera más efectiva y ahorrar un tiempo valioso para su equipo.
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Review Inboximpulsada por IA
Una de las características clave de esta herramienta es la Review Inbox . Su bandeja de entrada de reseñas hace que responder a las reseñas sea tan simple como presionar "Generar respuesta" y hacer clic en "Enviar". La Review Inbox se conecta a múltiples fuentes de reseñas, incluidas Google, Booking.com y Tripadvisor, lo que le brinda una vista panorámica de todas sus reseñas. E incluso puede configurar la automatización de la respuesta a reseñas: ¿por qué no permitir que MARA responda automáticamente a reseñas simples, como reseñas de 5 estrellas de Google sin texto, para garantizar que nunca se pierda una reseña? Las notificaciones diarias sobre nuevas reseñas lo mantienen actualizado y en control.
Review Analyticsintuitivo
Para ayudarle a comprender y analizar la multitud de reseñas, Review Assistant también incorpora Review Analytics . Esto proporciona información procesable y fácil de entender que se adapta exclusivamente a su negocio. Con MARA, puede obtener rápidamente la esencia de todas sus reseñas sin necesidad de leerlas todas. El análisis es tan detallado que puede descubrir problemas específicos como "el agua de la piscina está demasiado fría" o "falta de opción de desayuno vegano". Estos conocimientos ayudan a optimizar la experiencia de los huéspedes sin necesidad de ser un experto en datos.
La IA de respuesta más personal
La IA de MARA no se trata sólo de eficiencia; también se trata de personalización. La Brand Voice permite que la IA se adapte a su tono, asegurándose de que sus respuestas suenen auténticamente. Además, con Smart Snippets , puedes "enseñar" a la IA cómo responder a elogios o quejas recurrentes. Luego, su IA incorpora esta información en sus respuestas, pero siempre con palabras diferentes, proporcionando respuestas más personalizadas y relevantes.
Este asistente de respuesta a reseñas se ha convertido rápidamente en un punto de inflexión para más de 2000 clientes. Su prometedora capacidad para elevar su calificación general, ampliar antwortrate , obtener información de los comentarios de los clientes y ahorrar tiempo y dinero es la razón detrás de su creciente popularidad.
Gestionar reseñas en línea no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Con el software adecuado, no sólo puede agilizar el proceso, sino que también puede personalizar sus respuestas y obtener información valiosa de las revisiones. Entonces, ¿por qué dudar en probar nuestro asistente de revisión de IA, MARA? Es completamente gratuito para realizar pruebas , no requiere tarjeta de crédito y puede estar completamente operativo en menos de cinco minutos.
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Pensamientos finales
El futuro del check-in del hotel es indudablemente móvil primero, con check-in sin contacto y soluciones impulsadas por la IA que revolucionan la experiencia de los huéspedes. Al invertir en un software de check-in moderno, los hoteles pueden optimizar los procesos de check-out, reducir el tiempo de check-in y proporcionar una experiencia segura y sin problemas para los huéspedes desde la etapa de reserva. Adoptar estas tecnologías mejora la eficiencia operativa, reduce la dependencia de los sistemas de recepción y fomenta un viaje de huéspedes más personalizado, por lo que es una inversión esencial para los hoteles que buscan mantenerse competitivos y mejorar la satisfacción general de los invitados.
Esta publicación es parte de nuestra serie de contenido destacado sobre " El futuro de la tecnología hotelera: herramientas y soluciones imprescindibles para los hoteles modernos ".
Preguntas frecuentes:
Sí, muchos hoteles ofrecen soluciones de check-in sin contacto, lo que permite a los huéspedes registrarse en línea y omitir la recepción por completo.
Sí, con el check-in sin contacto, los invitados pueden completar el proceso de registro a través de aplicaciones o quioscos móviles, evitando la recepción.
Sí, el check-in sin contacto permite a los invitados registrarse de forma remota a través de teléfonos móviles, reduciendo la necesidad de interacción en persona.
Muchos hoteles modernos ofrecen un check-in sin contacto, con soluciones de registro digital disponibles a través de aplicaciones o quioscos.
La automatización del check-in móvil optimiza el proceso de check-in reduciendo la interacción de la recepción, ahorrando tiempo tanto para los huéspedes como para el personal del hotel.
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