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El sector hotelero está en constante evolución, y los huéspedes esperan una experiencia de check-in fluida y tecnológica. Las largas colas en recepción y los formularios de check-in manuales están siendo sustituidos por soluciones de check-in sin contacto, tecnología de llave móvil y tarjetas de registro digitales. Al integrar un sistema de gestión hotelera con un sistema de autocheck-in, los hoteles pueden optimizar sus operaciones, reducir el contacto físico y mejorar la satisfacción de los huéspedes.
En este blog, exploraremos el mejor software de check-in para optimizar la experiencia del huésped, desde el check-in online hasta los quioscos de autoservicio y las soluciones de llave móvil. Estas herramientas ayudan a los hoteles a gestionar las próximas llegadas, reducir los tiempos de espera y generar más oportunidades para ofrecer servicios adicionales. Ya sea mediante cerraduras inteligentes, códigos QR o un quiosco Mews, invertir en un sistema de check-in sin contacto es clave para mejorar la eficiencia y la experiencia del huésped.
Conclusiones clave
- Las soluciones de check-in sin contacto, como llaves móviles y quioscos, mejoran la satisfacción de los huéspedes y reducen los costos operativos.
- Un sistema de check-in integrado con un sistema de gestión de propiedades agiliza las reservas y los pagos.
- Las soluciones de check-in con integración de IA personalizan la experiencia del huésped, automatizan procesos y mejoran la eficiencia operativa.
¿Qué es el software de check-in de hotel?
El software de check-in de hotel es una solución tecnológica diseñada para agilizar el proceso, permitiendo a los huéspedes registrarse, acceder a sus habitaciones y realizar pagos con mínima interacción presencial. Este sistema facilita el check-in online, las aplicaciones móviles y los quioscos de autoservicio, automatizando tareas como la recopilación de datos personales, la gestión de reservas y el procesamiento de pagos. Al sustituir el check-in manual por soluciones digitales, los hoteles pueden reducir los costes operativos, eliminar las largas colas en recepción y mejorar la satisfacción de los huéspedes. La industria hotelera y de resorts, que incluye el mercado del check-in, se valoró en 1,5 billones de dólares en 2023 .
La evolución de la tecnología de check-in ha evolucionado desde los métodos manuales tradicionales hacia soluciones automatizadas más avanzadas. El check-in anticipado en hoteles requería que los huéspedes completaran tarjetas de registro y proporcionaran llaves físicas. Hoy en día, las soluciones de check-in móvil y sin contacto han agilizado y facilitado el proceso, permitiendo a los huéspedes registrarse remotamente desde sus teléfonos móviles, acceder a sus habitaciones con cerraduras inteligentes e incluso gestionar pagos a través de sus dispositivos móviles.
Con el avance de esta tecnología, el proceso de check-in se ha vuelto más intuitivo y eficiente, optimizando la experiencia del huésped desde su llegada hasta su salida. Las soluciones de llave móvil, los códigos QR y las descargas de aplicaciones son fundamentales para los sistemas hoteleros modernos, permitiendo a los huéspedes evitar largas filas y el contacto físico, a la vez que acceden a todos los servicios necesarios. La transición a la automatización del check-in móvil no solo ahorra tiempo, sino que también abre más oportunidades para que los hoteles mejoren sus operaciones, reduzcan los puntos de contacto físico y brinden una mejor experiencia general a sus huéspedes.
¿Qué sistemas utilizan los hoteles para el check-in?
A continuación se presentan los distintos sistemas de check-in utilizados por los hoteles, destacando cómo cada uno impacta en la experiencia del huésped y la eficiencia operativa general.
a. Proceso tradicional de registro en recepción
El registro tradicional en recepción sigue siendo frecuente, especialmente en hoteles más tradicionales o en regiones con una adopción tecnológica más lenta. Este proceso manual implica que los huéspedes proporcionen sus datos personales y reciban llaves físicas, lo que puede generar largas colas y retrasos.
Si bien algunos huéspedes disfrutan de la interacción personal, las ineficiencias de este sistema pueden generar frustración, especialmente en horas punta, lo que afecta negativamente la satisfacción del huésped. Según datos del sector, entre un 30 % y un 40 % de los hoteles aún recurren a este método, dependiendo de la región y el tipo de hotel.
b. Quioscos de autoservicio
Los quioscos de autoservicio se están convirtiendo en una alternativa popular, con más del 80% de los viajeros dispuestos a alojarse en un hotel con un sistema de check-in totalmente automatizado. Estos quioscos permiten a los huéspedes registrarse rápidamente escaneando los datos de la reserva, introduciendo la información de pago e imprimiendo las llaves de la habitación.
Al reducir la necesidad de interacción cara a cara, estos quioscos agilizan el proceso de check-in y liberan al personal de recepción para que se concentre en otras tareas, mejorando la eficiencia operativa y la satisfacción de los huéspedes.
c. Check-in móvil y online, soluciones sin contacto
El check-in móvil y las soluciones sin contacto están ganando popularidad rápidamente, especialmente a medida que los hoteles adoptan más tecnología para mejorar la experiencia de sus huéspedes. A principios de 2021, el 57 % de los hoteles expresó interés en digitalizar sus procesos de check-in y check-out.
Al permitir que los huéspedes realicen el check-in a través de teléfonos inteligentes, estos sistemas brindan comodidad y reducen la necesidad de interacción cara a cara, lo que mejora la satisfacción del huésped y minimiza el contacto físico.
Leer: Reservas directas en hoteles: estrategias para impulsar tus ventas
¿Cómo funciona el check-in móvil en un hotel?
El check-in móvil suele implicar que los huéspedes se registren antes de su llegada a través de una aplicación específica del hotel. Los huéspedes introducen los datos de su reserva, proporcionan información personal y pueden subir la documentación necesaria, como su documento de identidad o documentación relacionada con la COVID-19.
Una vez completado el proceso, reciben su llave móvil, que puede utilizar para acceder a su habitación, agilizando todo el proceso de check-in y mejorando la comodidad del huésped.
¿Cuáles son las ventajas del check-in móvil?
El check-in móvil ofrece numerosas ventajas, como un registro más rápido, mayor comodidad y menos interacción presencial. Los huéspedes pueden evitar largas filas, completar el proceso de check-in desde su móvil y acceder inmediatamente a sus habitaciones con llaves móviles.
Para los hoteles, el check-in móvil reduce los costos laborales, minimiza los errores y aumenta la eficiencia operativa al tiempo que satisface las preferencias de los huéspedes por soluciones sin contacto.
¿Cuáles son las desventajas del check-in móvil?
Si bien el check-in móvil ofrece varias ventajas, también presenta algunas posibles desventajas. Algunos huéspedes pueden tener dificultades para descargar aplicaciones o tener acceso limitado a sus smartphones, lo que podría dificultar la experiencia del check-in.
Además, problemas técnicos, como una mala conexión a internet o fallos en la aplicación, pueden provocar frustraciones y retrasos. Es más, algunos huéspedes aún prefieren la interacción presencial con el personal del hotel, algo que el check-in móvil no puede replicar por completo.
d. Verificación de identidad biométrica y digital
La verificación de identidad biométrica y digital se está volviendo más común a medida que los hoteles se esfuerzan por mejorar la seguridad y ofrecer una experiencia de check-in más fluida. El 69% de los huéspedes internacionales están abiertos a utilizar datos biométricos para la verificación de identidad, incluido el reconocimiento facial o las huellas dactilares.
Este sistema garantiza que solo el huésped correcto tenga acceso a la habitación del hotel, lo que mejora la seguridad y reduce la necesidad de registros e interacciones físicas.
e. Conserje virtual con tecnología de IA y check-in automatizado
Los servicios de conserjería virtual basados en IA son cada vez más populares en el sector hotelero. A finales de 2023, el 11 % de los establecimientos hoteleros ya utilizaban IA, y un número aún mayor planeaba implementarla en los próximos meses.
Estos sistemas impulsados por IA permiten el check-in automatizado, lo que permite a los huéspedes completar los procedimientos de check-in y comunicarse con el personal del hotel incluso antes de llegar, agilizando la experiencia del huésped.
¿Qué buscar en un software de check-in para hoteles?
Estas son las características esenciales que debe buscar en el software de check-in para garantizar una experiencia fluida y eficiente tanto para los huéspedes como para el personal del hotel.
a. Check-in sin contacto y compatibilidad móvil
El check-in sin contacto y la compatibilidad con dispositivos móviles son esenciales para mejorar la comodidad de los huéspedes. Ofrecer la opción de check-in online permite a los huéspedes completar su registro de hotel con antelación, lo que minimiza la necesidad de interacción presencial en recepción. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también crea una experiencia de llegada fluida, permitiendo a los huéspedes evitar largas filas y dirigirse directamente a sus habitaciones.
b. Integración con sistemas PMS (Property Management Systems) y soluciones ORM
Un sistema de check-in eficaz debe integrarse a la perfección con el Sistema de Gestión de Propiedades (PMS), lo que permite actualizaciones en tiempo real de los detalles de la reserva, la asignación de habitaciones y la información de la tarjeta de registro del hotel. Además, la integración con soluciones de Gestión de Reputación Online (ORM), como MARA AI, garantiza una gestión ágil de los comentarios y las solicitudes, mejorando la satisfacción del huésped y ofreciendo servicios personalizados según sus preferencias y reservas anteriores.
c. Funciones de seguridad, incluida la verificación de identidad
El software de check-in moderno debe incluir herramientas robustas de verificación de identidad, como cerraduras inteligentes y escáneres biométricos, que garanticen la protección de los datos personales de los huéspedes durante todo el proceso. Al emplear métodos seguros para verificar la identidad de los huéspedes, los hoteles pueden reducir los riesgos de seguridad y mejorar su satisfacción, ofreciendo una experiencia segura y sin contacto desde la llegada hasta la salida.
d. Procesamiento de pagos y transacciones en línea
La integración de los proveedores de pago en el software de check-in garantiza una experiencia de pago fluida para los huéspedes, permitiéndoles gestionar todas las transacciones en línea o en quioscos de autoservicio, lo cual es fundamental para los cheques sin contacto. Este sistema también permite el pago anticipado de cheques y permite a los huéspedes pagar por adelantado mejoras, servicios u otros servicios del hotel, reduciendo así la fricción en la recepción y haciendo que todo el proceso de llegada sea más rápido y eficiente.
Leer: Los 7 mejores sistemas de gestión de ingresos para hoteles: una comparación detallada
e. Personalización de huéspedes y oportunidades de venta adicional
Una ventaja clave de los sistemas avanzados de check-in es su capacidad para ofrecer servicios personalizados adaptados a las preferencias de cada huésped, como mejoras de categoría en la habitación o servicios especiales. Este nivel de personalización no solo mejora la experiencia del huésped, sino que también ofrece a los hoteles más oportunidades de generar ingresos adicionales mediante la venta de productos adicionales durante el proceso de check-in.
f. Interfaz fácil de usar tanto para el personal como para los huéspedes
Una interfaz intuitiva, tanto para los huéspedes como para el personal del hotel, es crucial para garantizar un proceso de check-in fluido. Ya sea que los huéspedes se registren a través del móvil, en quioscos de autopago o en recepción, es esencial contar con un sistema intuitivo que guíe a los huéspedes eficientemente a través de la reserva, la asignación de habitaciones y los detalles de pago. Una experiencia fluida significa que los huéspedes reciben un check-in más rápido y sin complicaciones, y el personal del hotel puede concentrarse en brindar un servicio excepcional durante toda la estancia.
¿Cuáles son los mejores software de check-in para hoteles?
A continuación se presentan algunas de las mejores soluciones de software de check-in para hoteles, cada una diseñada para agilizar el proceso de check-in y mejorar la experiencia del huésped.
1. Mejor en general: Mews
Mews ofrece una solución integral para el check-in sin contacto y la automatización del check-in móvil, lo que permite a los huéspedes completar rápidamente el proceso de check-in y recoger las llaves de su habitación digitalmente. El sistema de recepción se integra a la perfección, ahorrando tiempo al reducir la necesidad de interacción presencial. Este sistema integral mejora la satisfacción del huésped y la eficiencia operativa.
2. Mejor para grandes hoteles: Oracle Opera
Oracle Opera es perfecto para grandes hoteles, ya que ofrece un sistema de check-in avanzado integrado con soluciones PMS. Permite el auto check-in y el check-in rápido para un gran volumen de huéspedes, reduciendo las largas colas en recepción. El sistema recopila eficientemente los datos de los huéspedes, lo que lo hace ideal para cadenas hoteleras que buscan optimizar las operaciones en sus múltiples propiedades.
3. Mejor para hoteles boutique: Guestline
Guestline ofrece a los hoteles boutique una experiencia de check-in personalizada mediante aplicaciones móviles y quioscos de autoservicio. Los huéspedes pueden registrarse y recoger las llaves de su habitación fácilmente sin tener que esperar en recepción. El sistema se integra con el sistema de recepción del hotel, lo que facilita una comunicación fluida y un servicio personalizado para una experiencia de cliente optimizada.
4. Mejor opción para hoteles económicos: RoomRaccoon
RoomRaccoon ofrece una solución de check-in asequible y fácil de usar para hoteles económicos. Con el check-in sin contacto a través del móvil, los huéspedes pueden acceder rápidamente a sus habitaciones sin largas esperas. El sistema se integra con la recepción del hotel, lo que reduce la necesidad de personal adicional y mejora la satisfacción general de los huéspedes.
5. Mejor hotel de lujo: Salto KS
Salto KS ofrece a los hoteles de lujo verificación biométrica de identidad e integración de cerraduras inteligentes para una experiencia de registro segura y sin complicaciones. Los huéspedes pueden disfrutar de un registro sin contacto y acceso a sus habitaciones, mientras que el sistema personaliza su experiencia según las preferencias compartidas con antelación, garantizando una experiencia premium.
6. Mejor para cadenas: Kipsu
Kipsu ofrece a las cadenas hoteleras una solución de check-in eficiente y escalable con quioscos de autoservicio que permiten a los huéspedes registrarse rápidamente. Al integrarse con el sistema de recepción del hotel, Kipsu reduce los tiempos de espera y recopila información valiosa de los huéspedes, optimizando las operaciones y mejorando su experiencia en múltiples ubicaciones.
7. Ideal para hoteles con tecnología avanzada: ALICE
ALICE destaca por su automatización avanzada y sus funciones basadas en IA, ideales para hoteles con tecnología avanzada. El sistema automatiza el registro, la comunicación con los huéspedes y la asignación de habitaciones, lo que permite un proceso rápido y eficiente. Con actualizaciones en tiempo real y una integración fluida, ALICE mejora la productividad del personal y la satisfacción de los huéspedes.
Fuente: Software Advice
MARA AI: Integración perfecta con su software de check-in y check-out
MARA AI ofrece una integración perfecta con el software de check-in y check-out de su hotel, mejorando la experiencia general del huésped y agilizando sus operaciones. Si bien no gestiona directamente los procesos de check-in y check-out, las capacidades de MARA basadas en IA simplifican la Gestión de la Reputación Online (ORM) al responder y analizar eficientemente las opiniones de los huéspedes. Esta integración le garantiza un enfoque personalizado y oportuno para las opiniones de los huéspedes, mientras que sus sistemas de check-in y check-out gestionan las llegadas y salidas. Con MARA, puede optimizar la experiencia de sus huéspedes, gestionar las opiniones de forma más eficaz y ahorrar tiempo valioso para su equipo.
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Review Inbox impulsada por IA
Una de las características clave de esta herramienta es la Review Inbox . Su bandeja de entrada de revisión hace que responder a las revisiones sea tan simple como presionar "Generar respuesta" y hacer clic en "Enviar". La Review Inbox se conecta a múltiples fuentes de revisión, incluidos Google, Booking.com y TripAdvisor, que le brinda una vista panorámica de todas sus reseñas. E incluso puede configurar la automatización de la respuesta de revisión: ¿por qué no permitir MARA responda automáticamente a revisiones simples, como las revisiones de 5 estrellas de Google sin texto, asegurando que nunca se pierda una reseña? Las notificaciones diarias sobre las nuevas revisiones lo mantienen actualizado y en control.
Review Analytics intuitivo
Para ayudarle a comprender y analizar la multitud de reseñas, Review Assistant también incorpora Review Analytics . Esto proporciona información procesable y fácil de entender que se adapta exclusivamente a su negocio. Con MARA, puede obtener rápidamente la esencia de todas sus reseñas sin necesidad de leerlas todas. El análisis es tan detallado que puede descubrir problemas específicos como "el agua de la piscina está demasiado fría" o "falta de opción de desayuno vegano". Estos conocimientos ayudan a optimizar la experiencia de los huéspedes sin necesidad de ser un experto en datos.
La IA de respuesta más personal
La IA de MARA no se trata sólo de eficiencia; también se trata de personalización. La Brand Voice permite que la IA se adapte a su tono, asegurándose de que sus respuestas suenen auténticamente. Además, con Smart Snippets , puedes "enseñar" a la IA cómo responder a elogios o quejas recurrentes. Luego, su IA incorpora esta información en sus respuestas, pero siempre con palabras diferentes, proporcionando respuestas más personalizadas y relevantes.
Este asistente de respuesta de revisión se ha convertido rápidamente en un cambio de juego para más de 2000 clientes. Su prometedora capacidad para elevar su calificación general, amplificar las tasas de respuesta, obtener información de los comentarios de los clientes y economizar tanto el tiempo como el dinero, es la razón detrás de su creciente popularidad.
Gestionar reseñas en línea no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Con el software adecuado, no sólo puede agilizar el proceso, sino que también puede personalizar sus respuestas y obtener información valiosa de las revisiones. Entonces, ¿por qué dudar en probar nuestro asistente de revisión de IA, MARA? Es completamente gratuito para realizar pruebas , no requiere tarjeta de crédito y puede estar completamente operativo en menos de cinco minutos.
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Reflexiones finales
El futuro del check-in hotelero es, sin duda, móvil, con el check-in sin contacto y las soluciones basadas en IA que revolucionan la experiencia del huésped. Al invertir en software de check-in moderno, los hoteles pueden agilizar los procesos de check-out, reducir el tiempo de check-in y ofrecer una experiencia fluida y segura a los huéspedes desde la fase de reserva. Adoptar estas tecnologías mejora la eficiencia operativa, reduce la dependencia de los sistemas de recepción y fomenta una experiencia más personalizada para el huésped, lo que las convierte en una inversión esencial para los hoteles que buscan mantenerse competitivos y mejorar la satisfacción general de sus huéspedes.
Esta publicación es parte de nuestra serie de contenido destacado sobre " El futuro de la tecnología hotelera: herramientas y soluciones imprescindibles para los hoteles modernos ".
Preguntas frecuentes:
Sí, muchos hoteles ofrecen soluciones de check-in sin contacto, lo que permite a los huéspedes realizar el check-in en línea y evitar por completo la recepción.
Sí, con el check-in sin contacto, los huéspedes pueden completar el proceso de check-in a través de aplicaciones móviles o quioscos, evitando la recepción.
Sí, el check-in sin contacto permite a los huéspedes realizar el check-in de forma remota a través de teléfonos móviles, lo que reduce la necesidad de interacción en persona.
Muchos hoteles modernos ofrecen check-in sin contacto, con soluciones de check-in digital disponibles a través de aplicaciones o quioscos.
La automatización del check-in móvil agiliza el proceso de check-in al reducir la interacción en la recepción, ahorrando tiempo tanto a los huéspedes como al personal del hotel.
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