El mejor software hotelero en la nube: transforme la experiencia de sus huéspedes

En el competitivo sector hotelero actual, elegir el software hotelero adecuado basado en la nube es esencial para que los hoteleros agilicen sus operaciones, mejoren la experiencia de sus huéspedes y aumenten su rentabilidad. Un sistema de gestión de propiedades (PMS) robusto permite una gestión fluida de las reservas, se integra con las OTA y los gestores de canales, y mejora la gestión de ingresos, a la vez que simplifica las tareas de recepción y la comunicación con los huéspedes.

En este blog, exploraremos las mejores opciones de software hotelero en la nube y sus características clave. Desde eficientes PMS hoteleros hasta herramientas avanzadas para gestionar reservas e interacciones con los huéspedes, estos sistemas están diseñados para optimizar las operaciones del hotel y mejorar la experiencia general del huésped.

¿Cuáles son los 2 tipos de software hotelero?

A continuación se muestran los dos tipos de software hotelero que se utilizan en franquicias y boutiques:

a. Software local

El software local, también conocido como software heredado, se instala localmente en los ordenadores y servidores del hotel. Si bien algunos hoteles aún utilizan este tipo de software, solo el 8 % de los hoteles a nivel mundial sigue utilizando sistemas locales, ya que limitan la flexibilidad y la escalabilidad. El software local requiere actualizaciones y mantenimiento periódicos, lo que puede ser lento y costoso. Además, este software suele carecer de funciones de integración con otros sistemas, lo que dificulta a los hoteleros optimizar operaciones como la gestión de inventario, la comunicación con los huéspedes y las reservas. A pesar de estos desafíos, el software local aún se encuentra en algunos sistemas heredados, donde los hoteles aún no han adoptado soluciones más modernas.

b. Software basado en la nube

El software hotelero basado en la nube ha revolucionado el sector hotelero al permitir alojar y acceder a los sistemas de gestión hotelera en línea, mejorando así la flexibilidad y la eficiencia. La tecnología en la nube permite a los hoteleros gestionar reservas, datos de huéspedes, servicio de limpieza, ingresos y mucho más desde cualquier lugar con conexión a internet. Un significativo 53% de los hoteleros afirma que una mejor experiencia del cliente es uno de los principales beneficios de adoptar soluciones en la nube. Mediante el uso de sistemas de gestión de propiedades (PMS) basados ​​en la nube, los hoteleros pueden centralizar todas sus operaciones, optimizar sus procesos e integrarse con agencias de viajes online (OTA), gestores de canales y sistemas de punto de venta (TPV). Este sistema centralizado simplifica la gestión hotelera, impulsa la ocupación y, en última instancia, maximiza el potencial de ingresos. El software en la nube es especialmente beneficioso para mejorar la comunicación, garantizar operaciones más fluidas y ofrecer a los huéspedes opciones de servicio automatizadas y sin contacto.

¿Cuáles son los diferentes tipos de software de hotel en la nube?

A continuación se presentan algunas de las herramientas de software hotelero en la nube más esenciales que pueden ayudar a mejorar la gestión hotelera:

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1. Sistema de gestión de propiedades hoteleras (PMS)

Un PMS en la nube centraliza las operaciones clave del hotel, como reservas, check-in/out, limpieza y facturación. Al integrarse con otros sistemas, como gestores de canales y TPV, simplifica las tareas diarias y proporciona análisis en tiempo real. Los hoteleros pueden gestionar la información de los huéspedes, la ocupación y los ingresos desde cualquier lugar, mejorando así la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.

Aprenda a elegir el software PMS adecuado en nuestro artículo: Cómo elegir los mejores sistemas de gestión de propiedades hoteleras: Comparación de los mejores software PMS

2. Sistemas de gestión de reputación online

Los sistemas de Gestión de la Reputación Online (ORM) ayudan a los hoteles a monitorizar y gestionar su presencia online en plataformas de reseñas, redes sociales y motores de búsqueda. Al recopilar y analizar las opiniones de los huéspedes, estos sistemas en la nube proporcionan información sobre su opinión, lo que permite a los hoteleros abordar sus inquietudes, mejorar la calidad del servicio y fortalecer la imagen de marca. Los sistemas ORM también automatizan las respuestas a las reseñas y rastrean las de la competencia, lo que ayuda a los hoteles a mejorar la satisfacción de los huéspedes y a mantener una sólida reputación online.

Descubra cómo maximizar su sistema ORM: Cómo un sistema de gestión de reputación online puede transformar su presencia online

3. Administrador de canales

Un gestor de canales en la nube automatiza la gestión de múltiples canales de distribución online, garantizando actualizaciones en tiempo real de las tarifas, la disponibilidad y el inventario de las habitaciones. Este sistema evita la sobreventa y mantiene la paridad de tarifas entre las OTA, Google Hotel y los alquileres vacacionales, a la vez que optimiza la distribución y maximiza la ocupación y los ingresos.

Para obtener más información sobre los administradores de canales de hoteles, lea nuestro artículo: Los 10 mejores administradores de canales de hoteles: comparación de proveedores

4. Sistema de Gestión de Ingresos (RMS)

Las plataformas RMS en la nube ayudan a los hoteleros a optimizar sus estrategias de precios mediante datos y análisis en tiempo real. Al integrarse con PMS y channel managers, ajusta automáticamente las tarifas de las habitaciones según la demanda y la ocupación, mejorando los ingresos y la rentabilidad, a la vez que reduce el trabajo manual del personal.

Descubra las 7 mejores soluciones de gestión de ingresos para hoteles en esta guía completa .

5. Sistema de reservas

Un sistema de reservas en la nube simplifica la gestión de reservas al centralizar las reservas de canales directos y sitios web de terceros. Con actualizaciones automatizadas y disponibilidad en tiempo real, agiliza el proceso de reserva, mejora la experiencia del huésped y ayuda a maximizar la ocupación. La integración con PMS y pasarelas de pago garantiza un proceso de reserva fluido y sin contacto.

6. Sistema de punto de venta (POS)

Un sistema POS en la nube se integra con el PMS para agilizar las transacciones en todo el establecimiento, como en recepción, restaurante o bar. Este sistema automatiza la facturación, el inventario y los cargos a los huéspedes, a la vez que proporciona informes y análisis en tiempo real para optimizar las operaciones e impulsar los ingresos. La integración con pasarelas de pago permite pagos seguros y sin contacto, mejorando la experiencia del huésped.

Descubra las mejores soluciones para optimizar las operaciones y mejorar la experiencia de los huéspedes: Descubra los mejores sistemas POS para hostelería en 2024

¿Cuáles son los beneficios del software hotelero en la nube?

El software hotelero basado en la nube aporta importantes ventajas a la gestión hotelera, mejorando la eficiencia, la seguridad y la escalabilidad. A continuación, se presentan los principales beneficios que las soluciones de software en la nube ofrecen al sector hotelero.

a. Ahorro de costes

El software hotelero basado en la nube reduce significativamente los costos operativos al eliminar la necesidad de hardware costoso e infraestructura de TI. Los proveedores de software de gestión hotelera suelen ofrecer precios por suscripción, lo que garantiza la escalabilidad para hoteles de diferentes tamaños y necesidades. Un estudio de Deloitte reveló que las pequeñas y medianas empresas que utilizan la computación en la nube obtuvieron un 21 % más de beneficios , lo que destaca la ventaja financiera de los sistemas de gestión de propiedades (PMS) basados ​​en la nube para los propietarios de hoteles.

b. Flexibilidad y accesibilidad

Con soluciones basadas en la nube, hoteleros y personal pueden acceder a datos en tiempo real y gestionar las operaciones desde cualquier lugar. Ya sea para supervisar las interacciones de los huéspedes, las reservas o el estado del hotel, el software en la nube ofrece total flexibilidad en la gestión hotelera. Esta accesibilidad es fundamental para gestionar las operaciones en ubicaciones remotas o en configuraciones con múltiples hoteles, optimizar las tareas de recepción y back office, y garantizar un servicio eficiente en todos los departamentos.

c. Seguridad mejorada y respaldo de datos

Las soluciones de software hotelero en la nube están diseñadas con cifrado de datos y copias de seguridad periódicas para proteger la información confidencial de los huéspedes. Esto reduce el riesgo de filtraciones o pérdidas de datos y garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad de datos. Para el sector hotelero, donde la gestión segura de la información de los huéspedes y las pasarelas de pago es vital, estas soluciones en la nube ofrecen una capa adicional de protección, a menudo más segura que los sistemas tradicionales.

d. Automatización y eficiencia operativa

El software de gestión en la nube automatiza diversas tareas rutinarias, como la confirmación de reservas, el registro de entrada y la facturación. Esta automatización optimiza las operaciones del hotel, reduce los errores humanos y aumenta la eficiencia, permitiendo que el personal se centre en tareas de mayor valor añadido, como la limpieza y la interacción con los huéspedes. Los procesos automatizados también ayudan a optimizar los sistemas de gestión de propiedades (PMS) del hotel, lo que se traduce en operaciones más fluidas y una prestación de servicios más rápida, mejorando directamente la experiencia del huésped.

e. Escalabilidad y adaptabilidad

Según Deloitte, las empresas que utilizan soluciones en la nube escalan un 26 % más rápido que las que no las utilizan. El software en la nube es altamente adaptable y puede escalar vertical o horizontalmente según la demanda estacional o la expansión del negocio. Ya sea que gestione un pequeño hotel boutique, una franquicia o una gran cadena hotelera, las soluciones de gestión hotelera en la nube como Hotelogix, Opera Cloud o Google Hotel pueden impulsar eficazmente su crecimiento y adaptabilidad, garantizando así su competitividad en el cambiante sector hotelero.

¿Qué características clave debería buscar en un software de hotel basado en la nube?

Para brindar un excelente servicio al huésped y garantizar una gestión hotelera fluida, las soluciones de software en la nube deben incorporar funciones esenciales que agilicen las operaciones, aumenten la eficiencia y mantengan la seguridad. A continuación, se presentan las características clave que debe incluir un software de gestión de propiedades (PMS) para optimizar el proceso de gestión hotelera.

1. Reservas online y gestión de reservas

Los sistemas de reservas en la nube permiten a los equipos de gestión hotelera gestionar las reservas de múltiples OTA (agencias de viajes online) como Booking.com, Expedia y Airbnb, garantizando la disponibilidad en tiempo real y reduciendo el riesgo de sobreventa. Al centralizar las reservas, esta función ayuda a mantener un inventario de habitaciones preciso, lo que en última instancia aumenta la ocupación. Una gestión fluida de las reservas garantiza una experiencia fluida para el huésped, comenzando por el proceso de reserva, lo que repercute directamente en la reputación del hotel y la eficiencia del servicio.

Supere el obstáculo de gestionar reservas desde múltiples plataformas. Lea nuestro artículo: Reserva con Google: Optimice sus reservas online.

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2. Gestión de recepción y limpieza

El control centralizado de la asignación de habitaciones, la comunicación con los huéspedes y el servicio de limpieza es esencial para garantizar que las habitaciones estén preparadas a tiempo y se cumplan sus preferencias. Hotelogix y otros software PMS integran la gestión del servicio de limpieza, lo que ayuda a optimizar las operaciones diarias. Esto se traduce en tiempos de respuesta más rápidos, mayor satisfacción del huésped y un establecimiento organizado y bien mantenido. Con el software en la nube, las operaciones de recepción están completamente conectadas con los procesos administrativos, lo que garantiza actualizaciones en tiempo real y una coordinación fluida.

Conozca más sobre las diferentes tareas de los hoteleros en nuestro artículo: 10 puestos esenciales del personal de hotel para una gestión exitosa

3. Integración del administrador de canales

La integración de un gestor de canales permite a los hoteles sincronizar tarifas, disponibilidad y reservas en múltiples plataformas de reserva, como Tripadvisor, Expedia y Google Hotel. Esta conexión reduce las actualizaciones manuales y minimiza los errores, garantizando que las habitaciones estén disponibles para reservar en todos los canales simultáneamente. Un gestor de canales en la nube maximiza la visibilidad en la web, lo que ayuda a aumentar las reservas y la ocupación, algo esencial para que el sector hotelero mantenga su competitividad.

4. Procesamiento de pagos

El software en la nube con pasarelas de pago integradas ofrece formas seguras y eficientes de gestionar depósitos, reembolsos y saldos. Al centralizar todo el procesamiento de pagos en un solo sistema, la administración del hotel puede simplificar la contabilidad y garantizar la transparencia para los huéspedes. Esta función es fundamental para reducir la carga administrativa y, al mismo tiempo, ofrecer transacciones seguras y sin contacto, lo que contribuye a una mejor experiencia del huésped.

Optimice el éxito financiero de su hotel: Las mejores estrategias de precios para maximizar márgenes e ingresos

5. Accesibilidad móvil

El software de gestión hotelera compatible con dispositivos móviles ofrece a hoteleros y personal la flexibilidad de gestionar las operaciones a distancia, lo que les permite supervisar las reservas, los datos de los huéspedes y otras funciones esenciales desde cualquier lugar. Esta función es fundamental para aumentar la agilidad operativa, mejorar la capacidad de respuesta del personal y agilizar la toma de decisiones. Tanto si gestionan un alquiler vacacional como una gran cadena hotelera, el acceso móvil garantiza una gestión fluida desde cualquier lugar.

6. Informes y análisis

Con software basado en la nube, los gerentes de hotel pueden acceder a informes y análisis en tiempo real sobre indicadores clave de rendimiento (KPI), como tasas de ocupación, gestión de ingresos y comportamiento de los huéspedes. Al utilizar esta información, los hoteles pueden optimizar su inventario, ajustar sus estrategias de precios y mejorar la experiencia de los huéspedes. Opera Cloud y soluciones similares ofrecen herramientas robustas de generación de informes que ayudan a los hoteleros a tomar decisiones basadas en datos para maximizar las ganancias y mejorar el rendimiento operativo general.

7. Seguridad de datos y cumplimiento normativo

El software hotelero basado en la nube ofrece sólidas funciones de cifrado y protección de datos para garantizar la seguridad de la información confidencial de los huéspedes. El cumplimiento de las leyes de protección de datos, como el RGPD, es fundamental para mantener la confianza y evitar riesgos legales. Las copias de seguridad periódicas garantizan la preservación de los datos en caso de problemas técnicos. Este nivel de seguridad es esencial para proteger tanto la privacidad de los huéspedes como la reputación del hotel, especialmente a medida que las transacciones digitales y la gestión de datos de los huéspedes adquieren una mayor importancia en el sector hotelero.

¿Cuál es el mejor software hotelero en la nube para franquicias?

Para los hoteles franquiciados, las soluciones de software de gestión hotelera basadas en la nube que ofrecen la posibilidad de gestionar múltiples propiedades son esenciales. Soluciones líderes como Opera Cloud y Hotelogix ofrecen un control centralizado de varias propiedades, garantizando la coherencia de la marca en diferentes ubicaciones. Estos sistemas permiten a los propietarios y operadores de franquicias optimizar las operaciones, gestionar las reservas y supervisar el rendimiento en tiempo real desde una única plataforma. La escalabilidad de estas plataformas PMS las hace ideales para el crecimiento de la franquicia, ya sea expandiéndose a nuevas ubicaciones o gestionando las fluctuaciones estacionales de la demanda.

Además de la escalabilidad, los propietarios de franquicias hoteleras deberían buscar un software que integre análisis avanzados para monitorizar el rendimiento y las tasas de ocupación en múltiples propiedades. Esto permite una mejor toma de decisiones gracias al análisis de datos sobre el comportamiento de los huéspedes y las tendencias de reserva. El software de gestión hotelera diseñado para franquicias también ofrece procesos administrativos automatizados, lo que ayuda a reducir la carga administrativa. Con herramientas como Hotelogix u Opera Cloud, las franquicias pueden mantener la eficiencia operativa y ofrecer estándares de servicio consistentes, fundamentales para preservar la reputación de la marca en todas sus ubicaciones.

¿Cuál es el mejor software hotelero en la nube para hoteles boutique?

Los hoteles boutique suelen requerir una gestión hotelera más personalizada que las grandes cadenas hoteleras, y elegir el software hotelero adecuado basado en la nube es crucial. Hotelogix y Guestline destacan como excelentes opciones para hoteles boutique, ofreciendo flexibilidad y opciones de personalización. Estos sistemas permiten a los hoteles boutique satisfacer las necesidades únicas de los huéspedes, con la posibilidad de incorporar una imagen de marca personalizada, servicios especializados y flujos de trabajo operativos específicos. Ya sea gestionando reservas o ajustando el inventario de habitaciones, estos sistemas ayudan a mantener el toque personal que caracteriza a los hoteles boutique.

La personalización es un factor clave al elegir un software de gestión de propiedades para hoteles boutique. Estas soluciones se integran a la perfección con plataformas de marketing como Tripadvisor y Google Hotel, lo que permite interacciones personalizadas con los huéspedes y campañas promocionales específicas. La flexibilidad de las funciones también garantiza que los hoteles boutique puedan gestionar todo, desde las reservas hasta el servicio de limpieza, de forma eficiente, con herramientas automatizadas que reducen el trabajo manual. La posibilidad de escalar el software a medida que el hotel boutique crece o de adaptarlo a las necesidades estacionales lo convierte en la opción ideal para operaciones hoteleras más pequeñas y personalizadas.

¿Existen opciones de software de hotel en la nube gratuito?

Para hoteles pequeños, startups y alquileres vacacionales, existen diversas opciones de software de gestión hotelera en la nube, gratuitas o de bajo coste, que ofrecen funciones esenciales como la gestión de reservas, la comunicación básica con los huéspedes y la gestión de la recepción. Hotelogix ofrece una versión gratuita de su PMS, que proporciona a los pequeños establecimientos acceso a funciones clave, como la confirmación automatizada de reservas y la gestión del servicio de limpieza. Para los establecimientos con una operación más pequeña, estas soluciones gratuitas pueden ayudar a optimizar sus actividades diarias y ofrecer herramientas esenciales para la gestión de reservas e inventario.

Sin embargo, las soluciones gratuitas suelen presentar limitaciones que pueden afectar la escalabilidad y el crecimiento futuro. Muchas versiones gratuitas de sistemas de gestión de propiedades (PMS) para hoteles, como las que se encuentran en las soluciones básicas, pueden carecer de funciones avanzadas como pasarelas de pago, soporte multipropiedad y análisis exhaustivos. Además, la atención al cliente puede ser más limitada en comparación con versiones de pago como Opera Cloud. A medida que las propiedades crecen o se expanden a alquileres vacacionales, la necesidad de capacidades más robustas y escalabilidad puede obligar a actualizar a una solución de pago para acceder a funciones avanzadas como la integración con agencias de viajes online (OTA), motores de informes mejorados y gestión centralizada en múltiples ubicaciones.

MARA: Herramienta de gestión de reseñas impulsada por IA para su software basado en la nube

Responder a las reseñas de los huéspedes puede llevar mucho tiempo, pero con la herramienta de gestión de reseñas de MARA, basada en IA , puedes agilizar y automatizar el proceso sin problemas. Integrada con tu sistema de gestión de propiedades (PMS), la bandeja de entrada de reseñas de MARA te ayuda a gestionar los comentarios sin esfuerzo en múltiples plataformas como Google, Booking.com y TripAdvisor. Con un sistema de reservas conectado y funciones de back-office, puedes asegurarte de que todas las reseñas se gestionen con rapidez, mínimo esfuerzo y máxima personalización. Esta solución optimiza el flujo de trabajo de gestión de tu hotel, ayudándote a mantener una sólida reputación online y a aumentar la satisfacción de los huéspedes.

Review Inbox impulsada por IA

Review Inbox de MARA simplifica el proceso de respuesta a reseñas, ofreciendo un centro centralizado para gestionar los comentarios. Integrada con su PMS y sistema de reservas, le permite ver todas las reseñas de las principales OTA y responder directamente con un solo clic. Esta función admite respuestas automáticas para ciertos tipos de reseñas, como las de 5 estrellas sin comentarios, lo que le permite ahorrar tiempo y garantizar que ninguna reseña pase desapercibida. Las notificaciones diarias le garantizan estar siempre al día y no perderse ningún comentario importante, todo ello mientras gestiona las operaciones desde una plataforma unificada.

Review Analytics avanzado

La Review Analytics permite a los operadores hoteleros analizar las opiniones de los huéspedes de forma eficiente. MARA extrae información clave de un gran volumen de reseñas, destacando temas recurrentes como la temperatura de la piscina o las opciones de desayuno vegano. Integrada con el sistema de gestión hotelera, esta información permite optimizar la experiencia del huésped sin tener que analizar cada reseña individualmente. Este enfoque basado en datos ayuda a identificar áreas de mejora, impulsando la satisfacción y la fidelización de los huéspedes, un factor crucial para el éxito en el competitivo sector hotelero.

La IA de respuesta más personal

La IA de MARA destaca por ofrecer respuestas personalizadas gracias a su Brand Voice , lo que garantiza que sus respuestas se ajusten al tono único de su hotel. Smart Snippets le permiten enseñar al sistema cómo responder a los comentarios frecuentes de los huéspedes, garantizando que las respuestas de IA sean relevantes y variadas. Gracias a sus capacidades de aprendizaje profundo, la IA proporciona respuestas que reflejan la identidad de su marca, ayudándole a mantener un estilo de comunicación consistente y atractivo en múltiples plataformas de reseñas. Esta solución integrada en el PMS hotelero no solo le ahorra tiempo, sino que también mejora la interacción con los huéspedes, ayudándole a mantener una reputación online positiva.

Gestionar reseñas en línea no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Con el software adecuado, no sólo puede agilizar el proceso, sino que también puede personalizar sus respuestas y obtener información valiosa de las revisiones. Entonces, ¿por qué dudar en probar nuestro asistente de revisión de IA, MARA? Es completamente gratuito para realizar pruebas , no requiere tarjeta de crédito y puede estar completamente operativo en menos de cinco minutos.

Pensamiento final

Hotelogix y Opera Cloud ofrecen robustas soluciones de gestión hotelera basadas en la nube que optimizan la eficiencia operativa. Con potentes sistemas de reservas y motores avanzados, estas plataformas optimizan la gestión de reservas, optimizan el inventario de habitaciones y garantizan una integración fluida con diversos sistemas, lo que las convierte en la mejor opción para los hoteleros que buscan mejorar la experiencia de sus huéspedes.

El software hotelero en la nube es indispensable para modernizar las operaciones hoteleras, mejorar la experiencia de los huéspedes y aumentar la rentabilidad. La integración de diversos sistemas, como PMS, channel managers y RMS, permite a los hoteleros gestionar las operaciones eficientemente, adaptarse a los cambios y brindar un servicio excepcional, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente y un mayor potencial de ingresos.

Esta publicación es parte de nuestra serie de contenido destacado sobre " El futuro de la tecnología hotelera: herramientas y soluciones imprescindibles para los hoteles modernos ".