El mejor software hotelero en la nube: transforme la experiencia de sus huéspedes

En la competitiva industria hospitality actual, elegir el software hotelero basado en la nube adecuado es esencial para que los hoteleros agilicen las operaciones, mejoren las experiencias de los huéspedes y aumenten la rentabilidad. Un sólido sistema de administración de propiedades (PMS) permite una gestión de reservas fluida, se integra con las OTA y los administradores de canales, y mejora la gestión de ingresos, al mismo tiempo que simplifica las tareas de recepción y la comunicación con los huéspedes.

En este blog, exploraremos las mejores opciones de software para hoteles en la nube y sus características clave. Desde un PMS hotelero eficiente hasta herramientas avanzadas para gestionar reservas e interacciones con los huéspedes, estos sistemas están diseñados para optimizar las operaciones del hotel y mejorar la experiencia general de los huéspedes.

¿Cuáles son los 2 tipos de software hotelero?

Estos son los dos tipos de software hotelero utilizados en franquicias y boutiques:

a. Software local

El software local, también conocido como software heredado, se instala localmente en las computadoras y servidores de un hotel. Aunque algunos hoteles todavía utilizan este tipo de software, solo el 8% de los hoteles en todo el mundo siguen dependiendo de sistemas locales, ya que limitan la flexibilidad y la escalabilidad. El software local requiere actualizaciones y mantenimiento periódicos, lo que puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Además, este software normalmente carece de capacidades de integración con otros sistemas, lo que dificulta a los hoteleros optimizar operaciones como la gestión de inventario, la comunicación con los huéspedes y las reservas. A pesar de estos desafíos, el software local todavía se encuentra en algunos sistemas heredados, donde los hoteles aún no han hecho la transición a soluciones más modernas.

b. Software basado en la nube

El software hotelero basado en la nube ha revolucionado la hospitality al permitir alojar y acceder a los sistemas de gestión hotelera en línea, mejorando tanto la flexibilidad como la eficiencia. La tecnología en la nube permite a los hoteleros gestionar reservas, datos de huéspedes, limpieza, ingresos y más desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Un importante 53% de los hoteleros informa que una mejor experiencia del cliente es uno de los principales beneficios de adoptar soluciones basadas en la nube. Al utilizar sistemas de administración de propiedades (PMS) basados ​​en la nube, los hoteleros pueden centralizar todas sus operaciones, optimizar sus procesos e integrarse con OTA, administradores de canales y sistemas de puntos de venta (POS). Este sistema centralizado simplifica la gestión hotelera, aumenta la ocupación y, en última instancia, maximiza el potencial de ingresos. El software basado en la nube es particularmente beneficioso para mejorar la comunicación, garantizar operaciones más fluidas y brindar a los huéspedes opciones de servicio automatizadas y sin contacto.

¿Cuáles son los diferentes tipos de software hotelero en la nube?

Estas son algunas de las herramientas de software hotelero en la nube más esenciales que pueden ayudar a mejorar la gestión hotelera:

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1. Sistema de gestión de propiedades hoteleras (PMS)

Un PMS basado en la nube centraliza las operaciones clave del hotel, como reservas, registros de entrada y salida, limpieza y facturación. Al integrarse con otros sistemas como administradores de canales y POS, simplifica las tareas diarias y proporciona análisis en tiempo real. Los hoteleros pueden gestionar la información, la ocupación y los ingresos de los huéspedes desde cualquier ubicación, mejorando la eficiencia operativa y la satisfacción de los huéspedes.

Aprenda cómo elegir el software PMS adecuado en nuestro artículo: Elegir los mejores sistemas de gestión de propiedades hoteleras: los mejores software PMS comparados

2. Sistemas de gestión Online Reputation

Los sistemas de gestión Online Reputation (ORM) ayudan a los hoteles a controlar y gestionar su presencia online en plataformas de reseñas, redes sociales y motores de búsqueda. Al recopilar y analizar los comentarios de los huéspedes, estos sistemas basados ​​en la nube brindan información sobre el sentimiento de los huéspedes, lo que permite a los hoteleros abordar inquietudes, mejorar la calidad del servicio y mejorar la imagen de marca. Los sistemas ORM también automatizan las respuestas a las reseñas y realizan un seguimiento de las reseñas de la competencia, lo que ayuda a los hoteles a mejorar la satisfacción de los huéspedes y mantener una sólida online reputation .

Descubra cómo maximizar su sistema ORM: cómo un Online Reputation puede transformar su presencia online

3. Administrador de canales

Un administrador de canales basado en la nube automatiza la gestión de múltiples canales de distribución en línea, garantizando actualizaciones en tiempo real de tarifas de habitaciones, disponibilidad e inventario. Este sistema evita las sobreventas y mantiene la paridad de tarifas entre las OTA, los hoteles de Google y los alquileres vacacionales, al tiempo que agiliza la distribución y maximiza la ocupación y los ingresos.

Para obtener más información sobre los Channel Managers de hoteles, lea nuestro artículo: 10 mejores Channel Managers de hoteles: comparación de proveedores

4. Sistema de gestión de ingresos (RMS)

Las plataformas RMS basadas en la nube ayudan a los hoteleros a optimizar las estrategias de precios utilizando datos y análisis en tiempo real. Al integrarse con PMS y administradores de canales, ajusta automáticamente las tarifas de las habitaciones según la demanda y la ocupación, mejorando los ingresos y la rentabilidad al tiempo que reduce el trabajo manual del personal.

Descubra las 7 mejores soluciones de gestión de ingresos para hoteles en esta guía completa .

5. Sistema de Reservas

Un sistema de reservas basado en la nube simplifica la gestión de reservas al centralizar las reservas desde canales directos y sitios de terceros. Con actualizaciones automáticas y disponibilidad en tiempo real, agiliza el proceso de reserva de huéspedes, mejora la experiencia de los huéspedes y ayuda a maximizar la ocupación. La integración con PMS y pasarelas de pago garantiza un flujo de reservas fluido y sin contacto.

6. Sistema de punto de venta (POS)

Un sistema POS basado en la nube se integra con el PMS para agilizar las transacciones en toda la propiedad, como en la recepción, el restaurante o el bar. Este sistema automatiza la facturación, el inventario y los cargos a los huéspedes al mismo tiempo que proporciona informes y análisis en tiempo real para mejorar las operaciones e impulsar los ingresos. La integración con pasarelas de pago permite pagos seguros y sin contacto, mejorando la experiencia del huésped.

Descubra las mejores soluciones para agilizar las operaciones y mejorar la experiencia de los huéspedes: descubra los mejores sistemas POS para Hospitality en 2024

¿Cuáles son los beneficios del software hotelero en la nube?

El software hotelero basado en la nube aporta importantes ventajas al proceso de gestión hotelera, mejorando la eficiencia, la seguridad y la escalabilidad. A continuación se detallan los beneficios clave que las soluciones de software en la nube brindan a la industria hospitality .

a. Ahorro de costos

El software hotelero basado en la nube reduce significativamente los costos operativos al eliminar la necesidad de costosos hardware e infraestructura de TI. Los proveedores de software de gestión hotelera suelen ofrecer precios basados ​​en suscripción, lo que garantiza la escalabilidad para diferentes tamaños y necesidades de hoteles. La encuesta de Deloitte mostró que las pequeñas y medianas empresas que utilizan la computación en la nube obtuvieron un 21% más de ganancias , destacando la ventaja financiera de los sistemas de administración de propiedades (PMS) basados ​​en la nube para los propietarios de hoteles.

b. Flexibilidad y accesibilidad

Con soluciones basadas en la nube, los hoteleros y el personal pueden acceder a datos en tiempo real y gestionar operaciones desde cualquier lugar. Ya sea monitoreando las interacciones de los huéspedes, las reservas o el estado de la propiedad, el software en la nube permite una flexibilidad total en la gestión del hotel. Esta accesibilidad es fundamental para gestionar operaciones en ubicaciones remotas o configuraciones de múltiples propiedades, optimizar las tareas de recepción y back office y garantizar un servicio fluido en todos los departamentos.

do. Seguridad mejorada y copia de seguridad de datos

Las soluciones de software hotelero basadas en la nube están diseñadas con cifrado de datos y copias de seguridad periódicas para salvaguardar la información confidencial de los huéspedes. Esto reduce el riesgo de fugas o pérdidas de datos y garantiza el cumplimiento de los estándares de seguridad de los datos. Para la industria hotelera, donde el manejo seguro de la información de los huéspedes y las pasarelas de pago es vital, estas soluciones en la nube brindan una capa adicional de protección que a menudo es más segura que los sistemas tradicionales.

d. Automatización y eficiencia operativa

El software de gestión basado en la nube automatiza varias tareas rutinarias, como confirmaciones de reservas, registros y facturación. Esta automatización agiliza las operaciones del hotel, reduce los errores humanos y aumenta la eficiencia al permitir que el personal se centre en tareas de mayor valor añadido, como la limpieza y la interacción con los huéspedes. Los procesos automatizados también ayudan a optimizar los sistemas pms del hotel, lo que lleva a operaciones más fluidas y una prestación de servicios más rápida, mejorando directamente la experiencia del huésped.

mi. Escalabilidad y adaptabilidad

Según Deloitte, las empresas que utilizan soluciones en la nube escalan un 26% más rápido que las que no lo hacen. El software basado en la nube es altamente adaptable y puede ampliarse o reducirse según las demandas estacionales o la expansión empresarial. Ya sea que dirija un pequeño hotel boutique, una franquicia o una gran cadena hotelera, las soluciones de gestión hotelera en la nube como Hotelogix, Opera Cloud o Google Hotel pueden respaldar de manera eficiente el crecimiento y la adaptabilidad, lo que garantiza que siga siendo competitivo en la industria hospitality

¿Qué características clave debería buscar en el software hotelero basado en la nube?

Para brindar un excelente servicio a los huéspedes y garantizar una gestión hotelera fluida, las soluciones de software basadas en la nube deben incorporar características esenciales que agilicen las operaciones, aumenten la eficiencia y mantengan la seguridad. A continuación se detallan las características clave que deben incluirse en el software de administración de propiedades (PMS) para optimizar el proceso de administración hospitality .

1. Gestión de reservas y reservas online

Los sistemas de reservas basados ​​en la nube permiten a los equipos de gestión hotelera gestionar reservas de múltiples OTA (agentes de viajes en línea) como Booking.com, Expedia y Airbnb, lo que garantiza la disponibilidad en tiempo real y reduce el riesgo de overbooking. Al centralizar las reservas, esta función ayuda a mantener un inventario preciso de las habitaciones y, en última instancia, aumenta las tasas de ocupación. La gestión perfecta de reservas garantiza una experiencia fluida para los huéspedes, comenzando con el proceso de reserva, lo que afecta directamente la reputación del hotel y la eficiencia del servicio.

Supere el obstáculo de gestionar reservas desde múltiples plataformas de reservas. Lea nuestro artículo: Reserve con Google: agilice sus reservas online

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2. Gestión de recepción y limpieza.

El control centralizado sobre la asignación de habitaciones, las comunicaciones con los huéspedes y el servicio de limpieza es esencial para garantizar que las habitaciones estén preparadas a tiempo para los huéspedes y que se cumplan sus preferencias. Hotelogix y otro software PMS integran la gestión de limpieza, lo que ayuda a optimizar las operaciones diarias. Esto da como resultado tiempos de respuesta más rápidos, una mayor satisfacción de los huéspedes y una propiedad organizada y bien mantenida. Con el software en la nube, las operaciones de recepción están completamente conectadas con los procesos administrativos, lo que garantiza actualizaciones en tiempo real y una coordinación perfecta.

Conozca más sobre las diferentes tareas de los hoteleros en nuestro artículo: 10 puestos esenciales del personal hotelero para una gestión exitosa

3. Integración del administrador de canales

Una integración de administrador de canales permite a los hoteles sincronizar tarifas, disponibilidad y reservas en múltiples motores de plataformas de reservas como Tripadvisor, Expedia y Google Hotel. Esta conexión reduce las actualizaciones manuales y minimiza los errores, asegurando que las habitaciones estén disponibles para reservar en todos los canales simultáneamente. Un administrador de canales basado en la nube maximiza la visibilidad en la web, lo que ayuda a aumentar las reservas y la ocupación, lo cual es esencial para que la industria hotelera siga siendo competitiva.

4. Procesamiento de pagos

El software basado en la nube con pasarelas de pago integradas proporciona formas seguras y eficientes de gestionar depósitos, reembolsos y saldos. Al centralizar todo el procesamiento de pagos en un solo sistema, la administración del hotel puede simplificar la contabilidad y garantizar la transparencia para los huéspedes. Esta característica es fundamental para reducir las cargas administrativas y al mismo tiempo ofrecer transacciones seguras y sin contacto, lo que contribuye a una mejor experiencia para los huéspedes.

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5. Accesibilidad móvil

El software de gestión hotelera compatible con dispositivos móviles ofrece a los hoteleros y al personal la flexibilidad de gestionar las operaciones de forma remota, permitiéndoles supervisar las reservas, los datos de los huéspedes y otras funciones esenciales sobre la marcha. Esta característica es vital para aumentar la agilidad operativa, mejorar la capacidad de respuesta del personal y permitir una toma de decisiones más rápida. Ya sea que administre un alquiler vacacional o una gran cadena hotelera, el acceso móvil garantiza operaciones fluidas desde cualquier lugar.

6. Informes y análisis

Con el software basado en la nube, los gerentes de hoteles pueden acceder a informes y análisis en tiempo real sobre indicadores clave de desempeño (KPI), como tasas de ocupación, gestión de ingresos y comportamiento de los huéspedes. Al utilizar estos conocimientos, los hoteles pueden optimizar su inventario, ajustar las estrategias de precios y mejorar la experiencia de los huéspedes. Opera Cloud y soluciones similares proporcionan sólidas herramientas de generación de informes que ayudan a los hoteleros a tomar decisiones basadas en datos para maximizar las ganancias y mejorar el rendimiento operativo general.

7. Seguridad y cumplimiento de los datos

El software hotelero basado en la nube ofrece sólidas funciones de cifrado y protección de datos para garantizar que la información confidencial de los huéspedes permanezca segura. El cumplimiento de las leyes de protección de datos como el GDPR es fundamental para mantener la confianza y evitar riesgos legales. Las copias de seguridad periódicas garantizan además que los datos se conserven en caso de problemas técnicos. Este nivel de seguridad es esencial para proteger tanto la privacidad de los huéspedes como la reputación del hotel, especialmente a medida que las transacciones digitales y la gestión de datos de los huéspedes se vuelven más integrales en la industria hospitality .

¿Cuál es el mejor software hotelero en la nube para franquicias?

Para los hoteles franquiciados, las soluciones de software de gestión hotelera basadas en la nube que ofrecen capacidades de gestión de múltiples propiedades son esenciales. Las soluciones líderes como Opera Cloud y Hotelogix brindan control centralizado sobre varios standorte , lo que garantiza la coherencia de la marca en diferentes ubicaciones. Estos sistemas permiten a los propietarios y operadores de franquicias optimizar las operaciones, gestionar reservas y monitorear el rendimiento en tiempo real desde una única plataforma. La escalabilidad de estas plataformas PMS las hace ideales para el crecimiento de franquicias, ya sea expandiéndose a nuevas ubicaciones o manejando fluctuaciones estacionales de la demanda.

Además de la escalabilidad, los propietarios de franquicias de hoteles deben buscar software que integre análisis avanzados para realizar un seguimiento del rendimiento y las tasas de ocupación en múltiples standorte . Esto permite mejorar la toma de decisiones a través de información sobre el comportamiento de los huéspedes y las tendencias de reserva. El software de gestión de propiedades diseñado para franquicias también ofrece procesos administrativos automatizados, lo que ayuda a reducir las cargas administrativas. Con herramientas como Hotelogix u Opera Cloud, las franquicias pueden mantener la eficiencia operativa y proporcionar estándares de servicio consistentes, que son fundamentales para mantener la reputación de la marca en todas las ubicaciones.

¿Cuál es el mejor software hotelero en la nube para hoteles boutique?

Los hoteles boutique a menudo requieren un enfoque de gestión hotelera más personalizado que las grandes standorte , y elegir el software hotelero basado en la nube adecuado es crucial. Hotelogix y Guestline se destacan como excelentes opciones para hoteles boutique, ya que ofrecen flexibilidad y opciones de personalización. Estos sistemas permiten a los hoteles boutique satisfacer las necesidades únicas de experiencia de sus huéspedes, con la capacidad de incorporar marcas personalizadas, servicios especializados y flujos de trabajo operativos específicos. Ya sea gestionando reservas o ajustando el inventario de habitaciones, estos sistemas ayudan a mantener el toque personal por el que son conocidos los hoteles boutique.

La personalización es un factor clave a la hora de elegir un software de gestión inmobiliaria para hoteles boutique. Estas soluciones se integran perfectamente con motores de plataformas de marketing como Tripadvisor y Google Hotel, lo que permite interacciones personalizadas con los huéspedes y campañas promocionales específicas. La flexibilidad en las funciones también garantiza que los hoteles boutique puedan gestionar todo, desde las reservas hasta el servicio de limpieza de manera eficiente, con herramientas automatizadas que reducen el trabajo manual. La capacidad de escalar el software a medida que crece el hotel boutique o adaptarlo a las necesidades estacionales lo convierte en una excelente opción para operaciones hoteleras más pequeñas y personalizadas.

¿Existen opciones gratuitas de software para hoteles en la nube?

Para hoteles pequeños, nuevas empresas y alquileres vacacionales, existen varias opciones de software de gestión hotelera basadas en la nube, gratuitas o de bajo coste, que pueden proporcionar funciones esenciales como gestión de reservas, comunicaciones básicas con los huéspedes y operaciones de recepción. Hotelogix ofrece una versión gratuita de su PMS, que brinda a los pequeños standorte acceso a funcionalidades clave, incluidas confirmaciones de reservas automatizadas y gestión de limpieza. Para standorte con operaciones más pequeñas, estas soluciones gratuitas pueden ayudar a optimizar sus actividades diarias y ofrecer herramientas esenciales para gestionar reservas e inventario.

Sin embargo, las soluciones gratuitas suelen tener limitaciones que pueden afectar la escalabilidad y el crecimiento futuro. Muchas versiones gratuitas de los sistemas pms de hoteles, como las que se encuentran en las soluciones básicas, pueden carecer de funciones avanzadas como pasarelas de pago, soporte para múltiples propiedades y análisis en profundidad. Además, la atención al cliente puede ser más limitada en comparación con las versiones pagas como Opera Cloud. A medida que standorte crece o se expande a alquileres vacacionales, la necesidad de capacidades y escalabilidad más sólidas puede hacer que sea necesario actualizar a una solución paga para desbloquear funciones avanzadas como la integración con OTA, motores de informes mejorados y administración centralizada en múltiples ubicaciones.

MARA: herramienta de gestión de reseñas basada en IA para su software basado en la nube

Responder a las opiniones de los huéspedes puede llevar mucho tiempo, pero con la herramienta de gestión de opiniones impulsada por IA , puedes agilizar y automatizar el proceso sin problemas. Integrada con su sistema de administración de propiedades (PMS), la bandeja de entrada de reseñas de MARA lo ayuda a administrar los comentarios sin esfuerzo en múltiples plataformas de reseñas como Google, Booking.com y TripAdvisor. Con un sistema de reservas conectado y capacidades administrativas, puede asegurarse de que todas las revisiones se manejen rápidamente, con el mínimo esfuerzo y la máxima personalización. Esta solución optimiza el flujo de trabajo de gestión de su hotel, ayudando a mantener una sólida online reputation y aumentar la satisfacción de los huéspedes.

Review Inbox impulsada por IA

Review Inbox de MARA simplifica el proceso de respuesta a reseñas y ofrece un centro centralizado para gestionar los comentarios. Con la integración en su PMS y sistema de reservas, le permite ver todas sus reseñas de las principales OTA y responder directamente con un solo clic. Esta función admite respuestas automáticas para ciertos tipos de reseñas, como comentarios de 5 estrellas sin comentarios, lo que le libera tiempo y garantiza que ninguna reseña pase desapercibida. Las notificaciones diarias garantizan que siempre esté actualizado y que nunca se pierda comentarios importantes, todo mientras administra las operaciones desde una plataforma unificada.

Review Analytics avanzado

La Review Analytics permite a los operadores de hoteles analizar los comentarios de los huéspedes de manera eficiente. MARA extrae información clave de un gran volumen de reseñas, destacando temas recurrentes como "temperatura de la piscina" u "opciones de desayuno veganos". Integrados con el sistema de gestión de su hotel, estos conocimientos le permiten optimizar la experiencia de los huéspedes sin tener que leer cada reseña individual. Este enfoque basado en datos le ayuda a identificar áreas de mejora, aumentando la satisfacción y la lealtad de sus huéspedes, lo cual es fundamental para el éxito en la competitiva industria hospitality

La IA de respuesta más personal

La IA de MARA se destaca por brindar respuestas personalizadas a través de su Brand Voice , lo que garantiza que sus respuestas se alineen con el tono único de su hotel. Smart Snippets le permiten enseñar al sistema cómo responder a los comentarios frecuentes de los huéspedes, garantizando que sus respuestas de IA sean relevantes y variadas. Con sus capacidades de aprendizaje profundo, la IA proporciona respuestas que reflejan la identidad de su marca, ayudándole a mantener un estilo de comunicación coherente y atractivo en múltiples plataformas de revisión. Esta solución integrada en el PMS del hotel no solo ahorra tiempo sino que también mejora la interacción con los huéspedes, ayudándole a mantener una online reputation .

Gestionar reseñas en línea no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Con el software adecuado, no sólo puede agilizar el proceso, sino que también puede personalizar sus respuestas y obtener información valiosa de las revisiones. Entonces, ¿por qué dudar en probar nuestro asistente de revisión de IA, MARA? Es completamente gratuito para realizar pruebas , no requiere tarjeta de crédito y puede estar completamente operativo en menos de cinco minutos.

Pensamiento final

Hotelogix y Opera Cloud ofrecen sólidas soluciones de gestión hotelera basadas en la nube que mejoran la eficiencia operativa. Con potentes sistemas de reservas y motores avanzados, estas plataformas agilizan la gestión de reservas, optimizan el inventario de habitaciones y garantizan una integración perfecta con varios sistemas, lo que las convierte en las mejores opciones para los hoteleros que buscan mejorar la experiencia de sus huéspedes.

El software hotelero en la nube es indispensable para modernizar las operaciones hoteleras, mejorar las experiencias de los huéspedes y mejorar la rentabilidad. La integración de varios sistemas como PMS, administradores de canales y RMS permite a los hoteleros gestionar las operaciones de manera eficiente, adaptarse a los cambios y brindar un servicio excepcional, lo que genera una mayor satisfacción del cliente y un potencial de ingresos.

Esta publicación es parte de nuestra serie de contenido destacado sobre " El futuro de la tecnología hotelera: herramientas y soluciones imprescindibles para los hoteles modernos ".