La guía definitiva para el auto check-in en hoteles: agilice la experiencia de sus huéspedes

El auto check-in en hoteles ofrece una forma sencilla de evitar las filas en recepción y registrarse mediante quioscos o aplicaciones móviles. Esta guía explica cómo funciona el auto check-in, sus principales ventajas y qué puede esperar al utilizar esta tecnología durante su estancia en el hotel.

Conclusiones clave

• Los quioscos de auto check-in y el check-in móvil mejoran la comodidad y la flexibilidad de los huéspedes del hotel, reduciendo los tiempos de espera y mejorando la satisfacción general.
• La implementación de la tecnología de auto check-in permite a los hoteles mejorar la eficiencia operativa al minimizar las necesidades de personal de recepción y permitir que el personal se concentre en servicios personalizados para los huéspedes.
• La integración de los sistemas de auto check-in con los sistemas de gestión de propiedades (PMS) es crucial para lograr actualizaciones en tiempo real y un funcionamiento perfecto, mientras que las medidas de seguridad son esenciales para proteger los datos de los huéspedes.

¿Qué es el auto check-in en los hoteles?

Los quioscos de auto check-in son máquinas diseñadas para agilizar el proceso de registro de los huéspedes. Suelen contar con pantallas táctiles y dispensadores de tarjetas, lo que permite a los huéspedes completar su registro de forma independiente. Entre sus funciones principales se incluyen la verificación de identidad, el procesamiento de pagos y la selección de habitaciones, lo que facilita un proceso de registro fluido y eficiente. Minimizan las colas en recepción y mejoran la satisfacción general de los huéspedes al automatizar el proceso de registro.

El mercado global del auto check-in , a menudo categorizado como tecnología de autoservicio, está valorado actualmente en 41.600 millones de dólares y se proyecta que alcance los 87.900 millones de dólares para 2032, con una tasa de crecimiento anual compuesta (TCAC) del 9,9 %. Este rápido crecimiento refleja la creciente demanda de soluciones fluidas y sin contacto en el sector hotelero.

El auto check-in en hoteles a través de smartphones se ha convertido recientemente en una alternativa más cómoda a los quioscos. El check-in móvil permite a los huéspedes completar el proceso con sus smartphones, lo que proporciona una mayor flexibilidad y reduce la necesidad de contacto físico.

Tanto los quioscos de auto check-in como las opciones de check-in móvil satisfacen la creciente demanda de servicios de check-in sin contacto en la industria hotelera, mejorando la experiencia del huésped y la eficiencia operativa.

¿Por qué es importante el auto check-in en los hoteles modernos?

En el acelerado mundo actual, la flexibilidad y la comodidad son primordiales, especialmente en el sector hotelero. Los quioscos de auto check-in ofrecen a los huéspedes la libertad de registrarse a su propio ritmo, evitando colas y accediendo inmediatamente a sus habitaciones. Esta mejora en el proceso de check-in aumenta la satisfacción del huésped, como lo demuestra una encuesta que indica que el 73 % de los consumidores prefiere hoteles con tecnología de autoservicio que minimiza el contacto con el personal y otros huéspedes.

La eficiencia de los quioscos de auto check-in va más allá de la comodidad del huésped. Al reducir las tareas que consumen mucho tiempo en recepción, el personal del hotel puede centrarse en interacciones más significativas con los huéspedes, mejorando así la calidad general del servicio. La integración con los sistemas de gestión de propiedades (PMS) garantiza actualizaciones en tiempo real, manteniendo registros precisos de los huéspedes y garantizando la eficiencia operativa. Este equilibrio entre tecnología e interacción personal es crucial, ya que, si bien el auto check-in minimiza el contacto físico, también puede reducir las interacciones personales que algunos huéspedes valoran.

La implementación de quioscos de auto check-in reduce significativamente el tiempo que los huéspedes pasan en recepción, especialmente durante las horas punta. Esto no solo mejora la experiencia de llegada al eliminar largas colas, sino que también mejora la eficiencia operativa al reducir la necesidad de un gran número de personal en recepción.

En última instancia, la tecnología de auto check-in transforma la experiencia del huésped, haciéndola más cómoda y reduciendo los errores manuales.

Leer: 7 tendencias tecnológicas para hoteles inteligentes: Guía para hoteles modernos

¿Cómo funcionan los quioscos de auto check-in?

El proceso de auto check-in comienza con la verificación de identidad y el ingreso de datos personales por parte de los huéspedes en el quiosco. Este paso garantiza la precisión de los datos de la reserva y la correspondencia de la información del huésped con los registros del hotel. A continuación, los huéspedes pueden seleccionar su habitación, realizar los pagos necesarios y recibir su llave digital o física, todo en cuestión de minutos.

Estos quioscos están diseñados para mejorar la experiencia de check-in, ofreciendo funciones como verificación de reservas, emisión de llaves digitales y selección de habitaciones. Esto no solo mejora la precisión de los datos, sino que también permite a los huéspedes personalizar su estancia eligiendo la habitación que prefieran entre las opciones disponibles.

Los quioscos de autofacturación contribuyen a un proceso de registro más ágil y eficiente, reduciendo las colas en recepción y permitiendo a los huéspedes registrarse a su propio ritmo. Además, un quiosco de autoservicio mejora esta experiencia.

¿Cuáles son los principales beneficios de implementar la tecnología de auto check-in?

La implementación de quioscos de auto check-in en hoteles ofrece numerosos beneficios, mejorando drásticamente tanto la experiencia del huésped como la eficiencia operativa. Una de las principales ventajas es la reducción significativa de los tiempos de check-in, lo que genera una experiencia de llegada más fluida y satisfactoria para los huéspedes. Estos quioscos garantizan la precisión e integridad de la información del huésped, contribuyendo así a un proceso de check-in fluido al minimizar la probabilidad de errores humanos.

Además, la integración de la tecnología de auto check-in con el sistema de gestión de propiedades (PMS) del hotel agiliza toda la experiencia del huésped, desde el check-in hasta el check-out. Esta integración garantiza que todas las transacciones y cargos de los huéspedes se registren en tiempo real, lo que facilita la automatización de los check-outs y reduce la necesidad de interacción con la recepción. La tecnología de auto check-in también empodera a los huéspedes, brindándoles un mayor control sobre su proceso de check-in y mejorando su satisfacción y fidelización.

Los quioscos de autofacturación ofrecen beneficios ambientales al reducir la necesidad de formularios en papel y mejorar la seguridad de los datos mediante el almacenamiento digital. El uso de inteligencia artificial en estos sistemas puede facilitar aún más las interacciones personalizadas con los huéspedes y agilizar el proceso de registro.

En general, la integración en tiempo real de estos quioscos con el PMS del hotel permite actualizaciones inmediatas sobre la disponibilidad y el estado de las habitaciones, mejorando el servicio al huésped y la eficiencia operativa.

a. Mayor eficiencia en el lobby

Una de las principales ventajas de los quioscos de auto check-in es la mayor eficiencia que ofrecen en el vestíbulo. Estos quioscos permiten a los huéspedes completar su proceso de check-in de forma independiente, lo que ayuda a descongestionar la recepción durante las horas punta y reduce los tiempos de espera. Esto no solo mejora la experiencia general del huésped, sino que también permite al personal de recepción centrarse en otras tareas importantes, como atender las solicitudes de los huéspedes y ofrecer servicios personalizados.

Además, tras completar el proceso de auto check-in, los huéspedes pueden duplicar sus propias llaves, lo que les permite acceder rápidamente a sus habitaciones sin esperas adicionales. Este proceso simplificado garantiza que los huéspedes puedan empezar a disfrutar de su estancia casi inmediatamente después de su llegada, mejorando así su primera impresión del hotel y contribuyendo a una mayor satisfacción del huésped .

b. Conveniencia 24/7

Los quioscos de auto check-in ofrecen una comodidad inigualable, ya que permiten a los huéspedes registrarse a cualquier hora, adaptándose a diferentes horarios de viaje. Esta disponibilidad 24/7 elimina la preocupación de largas filas o retrasos, facilitando que los huéspedes lleguen e instalen a su propio ritmo. Tanto si un huésped llega tarde por la noche como en una hora punta, puede completar el proceso de check-in rápidamente sin esperar a la asistencia de recepción.

Esta accesibilidad las 24 horas es especialmente beneficiosa para los huéspedes que prefieren evitar las aglomeraciones en la recepción o que llegan fuera del horario habitual de check-in. Los quioscos de auto check-in agilizan el proceso de llegada, mejorando significativamente la primera impresión y la satisfacción general del huésped.

c. Experiencias personalizadas para los huéspedes

Los sistemas de auto check-in son cruciales para personalizar la experiencia del huésped . Al registrar sus preferencias y atender solicitudes especiales, estos sistemas pueden adaptar la estancia a sus necesidades individuales. Esto incluye opciones para:

• Selección de habitación
• Preferencias de idioma
• Servicios especiales como tratamientos de spa
• Mejoras de habitación

Todos estos factores contribuyen a una estancia más personalizada y agradable.

Además, la posibilidad de personalizar los quioscos con la marca del hotel e interfaces intuitivas garantiza que los huéspedes puedan realizar el check-in sin esfuerzo. Esto no solo mejora la experiencia del huésped, sino que también fomenta una sensación de control y satisfacción, ya que pueden gestionar su check-in según sus preferencias.

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d. Reducción de costes y aumento de ingresos

La implementación de quioscos de auto check-in en hoteles ofrece importantes reducciones de costos al minimizar la necesidad de personal de recepción. Esta reducción en los costos laborales permite a la gerencia del hotel asignar recursos de forma más eficiente, enfocándose en mejorar el servicio al huésped y otras áreas críticas de la operación. Además, el uso de tecnología de autoservicio ahorra costos de contratación y mano de obra.

Los quioscos de auto check-in también ofrecen oportunidades para generar ingresos adicionales mediante la venta adicional y cruzada durante el proceso de check-in. Estos quioscos pueden impulsar los ingresos adicionales de los hoteles al sugerir mejoras de habitación y servicios complementarios según la disponibilidad en tiempo real.

La combinación de menores costos laborales y mayores oportunidades de ventas adicionales genera un aumento significativo de los ingresos, lo que hace que los quioscos de auto check-in sean una solución ideal para los hoteles modernos.

Leer: ¿Qué es el RevPAR? Entendiendo los ingresos por habitación disponible

¿Cómo elegir el quiosco de auto check-in adecuado para su propiedad?

Seleccionar el quiosco de auto check-in adecuado para su propiedad requiere considerar cuidadosamente varios factores. Soluciones como Little Hotelier ofrecen a los pequeños hoteles funciones diseñadas específicamente para agilizar el proceso de check-in, incluyendo el seguimiento de los movimientos de los huéspedes, la programación del servicio de limpieza y el procesamiento de pagos. Estas funciones lo convierten en una excelente opción para pequeños establecimientos que buscan optimizar su eficiencia operativa.

Por otro lado, sistemas como ICG Check In Online ofrecen funciones integrales como escaneo de identificación, firma de documentos y procesamiento de pagos, lo que los hace ideales para propiedades que requieren soluciones de check-in robustas. Además, Roommatik se especializa en soluciones de check-in para hoteles, ofreciendo funciones personalizadas para mejorar la experiencia del huésped.

Tener en cuenta las capacidades de integración con su sistema de gestión de propiedades (PMS) existente es crucial al seleccionar un sistema de quiosco para garantizar un funcionamiento perfecto.

¿Por qué es importante integrar el auto check-in con su sistema de gestión de propiedades?

Integrar los quioscos de auto check-in con su sistema de gestión de propiedades (PMS) es esencial para una gestión eficiente de los datos y una experiencia fluida para los huéspedes. Esta integración garantiza que la información de los huéspedes se transfiera con precisión entre sistemas, lo que permite actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de las habitaciones y el estado del servicio de limpieza. Una integración eficaz facilita un funcionamiento fluido, mejorando tanto la satisfacción del huésped como la eficiencia operativa.

Sin embargo, uno de los principales retos al adoptar quioscos de auto check-in es garantizar una integración fluida con los sistemas PMS y las pasarelas de pago existentes. Es necesario invertir en infraestructura tecnológica para superar estos retos y garantizar una experiencia de auto check-in exitosa. Abordar los problemas de integración permite a los hoteles ofrecer un proceso de check-in más eficiente y satisfactorio para sus huéspedes.

¿Cómo pueden los hoteles mejorar la seguridad y la privacidad de los datos con el auto check-in?

Mejorar la seguridad y la privacidad de los datos es crucial al implementar quioscos de auto check-in. Estos quioscos deben priorizar las funciones de seguridad para proteger la información confidencial de los huéspedes y garantizar la seguridad de las transacciones. El cumplimiento de los estándares PCI DSS 4.0 es esencial para el manejo seguro de la información de pago y la protección de los datos de los huéspedes.

Además, los quioscos de auto check-in mejoran la privacidad de los huéspedes al permitir compartir su información personal en un formato digital seguro, en lugar de hacerlo en espacios públicos. El almacenamiento seguro de la información de registro de los huéspedes en la nube simplifica la recuperación de datos para los huéspedes que regresan, protegiendo aún más la información confidencial.

Garantizar medidas de seguridad sólidas en los sistemas de auto check-in es vital para mantener la confianza de los huéspedes y la integridad de los datos.

¿Cuáles son los desafíos comunes en la adopción del auto check-in?

La adopción de quioscos de auto check-in conlleva sus propios desafíos, pero estos pueden abordarse eficazmente con las estrategias adecuadas. Un desafío común es garantizar una integración fluida con los sistemas de gestión de propiedades (PMS) y las pasarelas de pago existentes. Invertir en infraestructura tecnológica y elegir quioscos con sólidas capacidades de integración puede ayudar a superar este obstáculo.

Además, el personal del hotel puede aprovechar el tiempo de inactividad que ofrecen los sistemas de check-in en línea para promocionar servicios adicionales y oportunidades de ingresos. Gestionar eficazmente estos desafíos permite a los hoteles aprovechar las ventajas de la tecnología de autocheck-in, mejorando la satisfacción del huésped y la eficiencia operativa.

¿Cuáles son las tendencias futuras en la tecnología de auto check-in en hoteles?

El futuro de la tecnología de auto check-in en hoteles es prometedor, con tendencias emergentes que transforman la experiencia del huésped. La tecnología de auto check-in se ha convertido en una característica permanente en los hoteles, ya que los huéspedes demandan cada vez más opciones sin contacto. Innovaciones como el check-in móvil y los sistemas de llave digital están ganando terreno, ofreciendo aún más comodidad y flexibilidad a los huéspedes.

Estas tendencias ponen de relieve la continua transformación digital del sector hotelero, donde la tecnología de autoservicio desempeña un papel crucial. A medida que los hoteles sigan adoptando y perfeccionando estas tecnologías, la experiencia del huésped será más fluida, personalizada y eficiente, estableciendo nuevos estándares para el sector.

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Pensamiento final

En resumen, los quioscos de auto check-in ofrecen numerosas ventajas, como una mayor eficiencia en el vestíbulo, comodidad 24/7, experiencias personalizadas para los huéspedes y reducción de costes con un aumento de los ingresos. Estos quioscos agilizan el proceso de check-in, reducen las colas en recepción y permiten a los huéspedes gestionar su estancia de forma independiente. Al integrarse con los sistemas de gestión de propiedades y garantizar sólidas medidas de seguridad, los hoteles pueden mejorar significativamente la eficiencia operativa y la satisfacción de los huéspedes.

A medida que la industria hotelera continúa evolucionando, la tecnología de auto check-in desempeñará un papel fundamental para satisfacer las demandas de los viajeros modernos. Adoptar estas innovaciones garantizará que los hoteles sigan siendo competitivos y brinden experiencias excepcionales a sus huéspedes. El futuro del check-in hotelero ya está aquí: es sin contacto, eficiente y personalizado.

Esta publicación es parte de nuestra serie de contenido destacado sobre “ El futuro de la tecnología hotelera: herramientas y soluciones imprescindibles para los hoteles modernos ”.